《职场效率手册-2》：为何你总是看起来很忙？

在今天这篇文章中，我将首先带你解决任务管理的问题，按照惯例我们仍然先提问：

不做任务管理会怎样？

大家按照我的描述回忆一下：

早上睁开眼睛后，发现自己快要迟到了，赶紧穿上昨天的衣服，吐出漱口水踩下鞋子就冲出门外，冲出去两步后发现有忘带的东西…

也许你多少会有些熟悉这个情景，你也能回忆起那时心里的慌乱与忐忑。

做不好任务管理的人处于一种非常相似的状态，而这种状态通常是看起来很忙。在这种状态下工作，能产出的价值相当有限，当你问他一天做了多少工作、多少事情，他一般也说不出来。

任务管理的核心思想，是用任务管理工具和任务管理系统，与你之间建立一种信任。

这个信任意味着你愿意将正在做的事情托付给这个系统，大意是你可以把它当作你的秘书，这样你就可以把你的脑袋放空，把注意力集中到当下的事情上。

这也是我们在这篇课程中表达的核心目的。

在做任务管理之前做什么？

在大多数情况下，任务管理是从方法或工具开始的。事实上，一个好的方法匹配好的工具就像一匹好的马，但是如果我们想出发，只有好的马是不够的，还需要它走正确的路，否则只会越走越远。

所以在做任务管理之前，你应该考虑什么对你最重要。这个问题看起来很复杂，却也很简单，你可以把问题简化，例如，我今天要做的最重要的事情是什么？

当你找到它后，你必须把它设置最优先级，你需要在一天中精力最好的时间里专注于它，因为这件事的进展会给你安全感。一般来说，这是为你的工作增加实际产出的东西，所以做好它对你而言是一箭双雕。

而拖延症是一个反面例子，拖延症是一个人明明知道今天最重要的事情是什么，但不做，忙来忙去似乎做了很多事情，但是一天下来依然没有做出实际工作，心情是忐忑的。没有产出，没有减压，甚至有点负罪感。

对一个人来说，能完成当天最重要的事情，你已经超过了平均水平，超过了你的同事。

这时候，你完成了基础的任务管理，你可以进而问问自己，你生活中最重要的是什么？

当你对这个问题有答案之后，你就可以将这个大目标融合到每天的工作、学习、生活中，运用我们下面的方法应对这些问题。

个人任务管理方法

中国最著名的任务管理方法之一是Get Things Done，简称GTD，它流行的原因是它对整个任务管理过程中的精确总结。这个过程是：「收集」、「厘清」、「整理」、「执行」、「回顾」。

这个过程不仅仅适用任务管理，如果你想从一团乱麻中开始，就可以采取这个步骤。

例如，你可以使用此方法对文件排序，如果手边有大量文件，现在就可以尝试它们。

• 第一步是找出你最近使用的所有乱七八糟的文件，把它们放在你面前。

• 然后挑出有用和无用的，扔掉无用的，这对应的GTD「厘清」；

• 接下来，如果你是一个公司的员工，你需要根据项目对文件进行排序；如果你是一个学生，你可以根据学科或者每天的课程排序，这就是「整理」了。

• 接下来你将整理好的文件应用到工作，这便是「执行」；

• 一天结束的时候，一般人会把包扔在家里，但是如果你不想拥有一堆垃圾文件，最好先静下心来，看看今天使用的文件、档案，该归档的归档，仍有用的留在包里。这是一个简单的「回顾」。

你可能认为上面的方法很正常！你说得对。GTD之所以风靡，是因为它的厉害之处是在于，将你所熟悉的过程缩减为10个字，这个过程可以用来处理很多让我们感觉凌乱、无从下手的事情。