医院信息系统宕机了怎么办?门急诊输液应急预案可提供支持

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  【摘要】第六版JCI标准新增了“保障医疗业务连续性”内容。依据门急诊输液日常流程,在信息系统重大更新前,构建门急诊输液应急预案,可以在医疗机构信息系统宕机期间保障医疗业务的连续性。预案构建后,在信息系统重大更新前后,共发生6次系统无法正常运行的情况,期间均未发生调配差错。

  【关键词】第六版JCI标准;门急诊;输液;应急预案

  JCI标准代表着医院服务和管理的最高水平[1-2]。第六版JCI标准于2017年1月1日开始执行,其要求设立应急预案,响应数据系统计划内和计划外停机时间,以保障医疗业务的连续性。目前,医疗机构应急预案多针对停电或系统宕机制定[3-4]。由于儿童专科医院的特殊性,采用静脉输液治疗患者比例明显高于综合性医院,且门急诊静脉输液流程较口服药品发放流程更为复杂,因此,上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心制定了门急诊输液应急预案,以应对信息系统宕机等情况,保障医疗业务持续运行。

  1 第六版JCI标准扩充及新增内容概述

  与第五版JCI标准相比,第六版JCI标准在原有基础上扩充并明确了5条内容,且新增了3个标准,见表1。新增标准中,抗生素监管与医疗机构抗菌药物处方点评及管理工作相吻合;信息技术管理与使用中明确规范了电子病历中的复制和粘贴行为;保障医疗业务连续性内容则为全新内容。

  

  2 应急预案制定策略

  根据OUIVA(Out-patient Pharmacy Intravenous Admixture Center,门急诊静脉药物输液中心)日常工作流程(图1),梳理门急诊患者就诊输液过程中涉及的各部门、各步骤,针对各部门现有信息系统配备情况,结合现有工作流程,预判系统崩溃时的最佳处理流程,制定标准化院内处理流程,设立应急材料箱,以应对突发情况,保障医疗业务的连续性。

  2.1 医生诊室应急策略

  医生电子处方系统是门急诊信息系统的重要组成部分。当电子信息系统崩坏时,医生电子处方系统首当其冲。要求医生规范地在患者纸质病历本上书写诊疗信息与药品信息,是应急预案得以实施的保障。同时,在纸质病历下方留有电话和诊室信息,可以保证在问题发生时与医生及时取得联系。

  2.2 收费处应急策略

  电子信息系统崩坏时,收费处无法按照正常流程收费。此时,准确判断纸质病历及手工处方内容是保障收费处正常运转的基础。手工收费后,出具手工收据并保留存根,是保障信息系统恢复后信息及时更新的必要措施。此外,手工收据也可以在之后的流程中帮助药师进行药品核对。

  2.3 输液室应急策略

  在信息系统正常的情况下,患者仅需前往吧台取号,相关药品信息会传递至药房审核调配。但当信息系统崩坏时,请患者前往药房窗口排队,是防止场面混乱的重要举措。护士站依据药房排号叫号,核对患者信息后开展输液工作。

  2.4 药房应急策略

  信息系统崩坏时,药房的工作压力会成倍增长。患者至药房窗口排队依次办理输液手续,是保障医疗业务连续性的重要措施。保障药房工作连续性需要做到以下几点:(1)在窗口排队较长的情况下,及时联系保卫科,安排保卫人员维持现场秩序;(2)请医务部门协调安排1名医生驻扎药房,对存在用药错误的医嘱与处方及时更改;(3)书写手工瓶贴,确保患者用药信息准确。

  2.5 各部门中间环节应急策略

  正常流程下,各部门之间通过信息系统进行信息传递。当应急情况发生时,传统纸质模式成为链接各部门的中间桥梁。在医生诊室环节,打印机功能正常的情况下打印清晰的医嘱或工整地书写便于识别的纸质病历是保障应急流程运转的基础。收费处、药房预先印制纸质收费单、药品瓶贴模板,药房预先印制排队编号,在应急情况发生时依次发放,避免拿错药品,保障患者用药安全。

  
注:应急流程图中灰色部分为与正常流程存在差异的部分。

  图1 OUIVA正常工作流程与应急工作流程图

  3 应急预案演练与实施

  3.1 应急预案整体实施效果

  依据上述预案,对相关职工开展流程宣讲,并进行模拟演练。在系统重大更新前,原系统因数据接口问题导致1次长时间系统宕机(表2)。依据应急预案开展工作,宕机期间未发生调配差错,仅少数患者因排队较长而产生口头抱怨。药房管理系统和配发系统升级期间,因选取午夜0点开始升级,此时就诊患者人数最少,虽然宕机时间较长,但未发生差错或投诉。在后期系统优化过程中,发生过3次较短时间的无计划系统宕机,均依据应急预案进行操作,避免了差错发生。

  3.2 应急预案在输液药房的实施效果

  与正常工作流程相比,应急情况发生时,窗口处方审核人员将面临巨大工作压力,处方调配、处方冲配及成品核对则影响较小。传统应急流程下,应急情况发生时需约20分钟启动应急流程,改进后的应急预案启动时间仅约5分钟(表3)。在应急流程运行模式下,系统化的应急流程可以显著提高单位时间处方审核及签发效率,同时降低差错发生的可能性。

  

  
4 讨论

  4.1 应急预案的制定背景

  上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心于2010年首次通过JCI认证,并分别于2013年12月、2016年12月通过JCI复评审[5]。虽然第三次JCI评审未涉及到第六版JCI标准新增内容,但本着与时俱进、持续改进的理念,依据第六版JCI标准,制定门急诊输液应急预案十分必要。由于近年来儿童医疗资源的短缺,儿童专科性医院就诊压力增加,以往的信息系统已无法满足日益增长的医疗服务需求,需要进行优化升级[6]。同时,新员工进行岗前培训均以电子系统培训为主,较少接触纸质病历及处方,一旦发生非计划内系统宕机,新员工多缺乏应对经验[3-4,6]。因此,依据现有工作流程,预判系统宕机时可能存在的问题,针对性制定应急预案,是医疗业务持续开展的重要保障。

  4.2 应急情况发生时的主要问题及应对策略

  电子系统宕机时,医疗机构工作效率大幅度下降。梁宗强等[4]报道称,在全手工模式下,单位时间发药效率下降约70%。此时增开窗口,进行人员补充,可以在一定程度上缓解此类问题。为减少患者因处方问题而导致的来回修改处方及重复排队问题发生,药房内定点配备1名临床医生,及时针对问题处方进行修改,是保障医疗连续性、提高工作效率、减少投诉的重要措施。此外,在排队患者较多时,窗口配备保卫人员,也是保障医疗连续性的有效举措。

  4.3 利用信息化手段保障医疗服务连续性

  在仅信息系统宕机的情况下,利用信息化手段提高手工模式工作效率,是保障医疗服务连续性的重要举措。在各部门工作电脑及打印机可正常运行的情况下,预先设定手工工作模板,预留一定数量的手工材料,预制应急材料箱和应急指南,在信息系统无法使用时,依据预案和工作流程开展工作,可以保障医疗服务的连续性。

  4.4 应急预案的局限与展望

  该预案虽然可以成功保障短时期的医疗连续性,但针对较长时间的危机,如系统宕机5天以上,则未能经过实践检验。对于较长时间的宕机,人员的合理配置以及后勤的有效保障是关键。同时,依据地方医疗机构特点,构建区域性、系统性的应急预案,在重大灾害或重大事件发生时快速有效地整合与协调资源,可以保障医疗服务的连续性。为此,该中心提交了《医疗机构制定网络及电力丧失应急预案及开展相关演练的建议》,已得到相关领导批示,并逐步开展了此类工作。未来我国仍需构建全国性应急保障机制,以提升我国医疗机构应对相关问题的能力。

  参考文献:

  [1] Bahadori M, Ravangard R, Yaghoubi M,et al. Assessing the service quality of Iran military hospitals: Joint Commission International standards and Analytic Hierarchy Process (AHP) technique[J]. Journal of Education & Health Promotion, 2014, 3(3): 1-8.

  [2] 王吉善,戴晓娜,陈艳萍,等.学习第5版JCI标准的体会[J].中国卫生质量管理,2014,21(3):46-48.

  [3] 李 静, 赵珊珊, 马晓东,等. 我院药房停电应急药学服务管理的实践[J]. 中国药房, 2014, 25(29): 2731-2733.

  [4] 梁宗强, 卫 荣, 兰 欣,等. 基于医院信息系统的门诊药房应急系统模式构建的探讨[J]. 中国药房, 2013, 24(1): 17-19.

  [5] 江忠仪, 刘锦纷, 张 敏,等. 我院构建现代医院质量管理体系的做法[J]. 中华医院管理杂志, 2015, 31(8): 614-616.

  [6] 戴作雷, 张 昕, 黄忠秋,等. 医院信息系统更换的问题分析与策略建议[J]. 中国数字医学, 2017, 12(3): 76-78.

  (原标题:基于第六版JCI标准的门急诊输液应急预案构建)

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