千亿房企都在这样管签证变更,每年省出几十亿!

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  作为动态成本管控的重点,签证变更的不可避免性及不易管控性,一直令人头疼。

  如何将签证变更减控到最理想范围?

  变更发生时,如何将其影响减轻到最低?

  面对这些症结,也并不是无计可施。想要规避变更,必须管好两大块:

  设计+招标阶段-- 图审和合同管理的规范化

  施工阶段-- 流程+人员管理严谨化

  虽然许多房企都意识到问题和解决思路,但执行结果却总差强人意。接下来,我们将以恒大、龙湖等标杆为例,为大家剖析标杆房企如何管好变更签证。

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  设计+图审阶段

  万科图审之道,前期重点规避

  项目施工前,施工图的把控和确认,将重点影响后续变更。图纸确定的越精确,后期设计变更就越少。为了把控好这块,标杆房企都总结出自己的管控方法。

  以万科作为例来说:

  1. 图审阶段分为初步设计图阶段和施工图阶段两步;

  2. 图审方式包括内部封闭式单专业图审、多专业交互图审,外部专家审+施工单位审+监理审+物业咨询顾问审。以内为主、外为辅,相互照应来保障全面性;

  3. 施工图阶段具体图审内容:

  

  

  图表引自《房地产经理人联盟》

  4. 图审关键工具《重点问题审核表》它是辅助万科图审滴水不漏的关键。表格具体内容:

  

  不仅万科,对任何一家房企来说,图审环节至关重要。

  实际执行中,大部分的签证变更源自于设计变更,前期图审时,对设计的关键节点以及细节内容把控的越严谨专业,为减少后期变更的帮助就越大。

  招标阶段

  TOP级房企 招采合同管理,细节中的标杆者

  项目前期,除了图纸会审对签证变更有重大影响,招标采购阶段的合同管理也十分重要,以避免后期不必要的变更签证和事后扯皮。该阶段可从合同文件的明细度、评标议标时的询价及定价合理性,着手进行管控。

  1.招标合同的明细重点,即约定好承包模式、合同范围、各重要节点的完工时间。

  ⑴在承包模式上,通常来说,甲方为避免变更签证的影响,会在招采阶段对承包方和供应商实行:项目(材料)总价包干或单价包干的合作形式,以规避或减少因为工程量及价格的变化造成的变更影响。

  但不论是哪种形式,对于合同的明细度要求都是越细越好

  为什么合同越细越好?

  总价包干是把双刃剑,看似保护甲方利益的总价包干,确实可以帮助甲方规避部分变更的影响,但一旦施工中出现的细节变更太多,乙方并不会全盘买单,甲方仍逃不掉签证的风险,因此细化内容对于总价包干模式不可缺少。

  单价包干更需谨慎,当每个项目均一一拆分出来明码标价时,拆分的越细,掌控力就越强,拆分的越粗,可变动性就越大。因此这种情况下,甲方需要列出详细的工程量清单,并要求乙方提前确定好每个环节的成本与风险进行现场勘查,以此来防范临时变更的出现。

  那么,分包项目时,合同该如何管控?

  

  就承包内容上说,如何划分总分包项目?

  ① 一般来说,建议土石方开挖工程,挖土方、石方、场内转运、外转等可以综合单价包干,而关于措施费中的降水、排水费用则建议总价包干。

  ②如果清单中抽水是按台班单价结算,降水采用明沟加集水井或轻型井点降水等分项计算,在后期施工与结算时,至少要进行方案报审对比、确认天气记录及抽水台班记录等工作。用总价包干,则可减少这部分工作。

  ③有些总价包干后,要增加部分项的综合单价费用,便于后期的施工管理与结算,如机械台班进出场费等。

  ⑵ 针对合同范围

  在订立合同时,甲方需要将负责每个项目的类型单位标示清楚,以避免因合同范围划归不清晰,导致的后期合约金额测算不准确,进而对变更,签证带来的负面影响。

  例如:

  在土方回填上合同规范好(土方与总包单位均可)

  总包未进场前的场地排水上(土方、基坑支护及桩基单位均可)

  桩基凿桩头上(桩基与总包单位均可)

  卫生间陶粒回填和预制板制安上(总包与装修单位均可)

  ⑶ 明确各重要节点的完工时间

  由于在总包工程前期,甲方未明晰化各项工作的具体完成节点,导致部分工程遭延误,乙方若也不积极处理话,甲方便会陷入被动。因此前期细节时间规定越明确越好。

  结合上述的观点,我们在这里结合标杆案例进一步说明。

  说到合同管理,就必然绕不开TOP级房企这位业界标杆,合同细到极致:比如将一个工程拆分出了245个招标合同项,还在总分包合同里,针对每项工程进行多个维度划分。

  通过这样的细分将后期可产生漏洞的环节提前规避掉,并且将每个合同对应的科目范围清晰化,避免后期因此产生的重复签证和职责不清。

  该房企的总包合同,分别从总包、专业分包、独立承包三个维度进行细分:

  

  针对分包合同,他也会明确列出每项工程的工作界面,合同类型,专业分包名称,具体如下:

  

  

  

  

  2、在评标议标时,未确定价格的材料管理,要做到及时询价、合理定价

  除了合同制定和细项拆分时做到极致,为了避免后期的变更签证发生争议,在评标议标过程中,针对这三类材料:一些特殊的材料、招标时还未确定好规格型号的材料、各单位报价相差较大的材料等,房企在招标时也应该做到如下步骤,以避免施工中和结算时产生争议:

  ①先确认个暂定价,统一各投标单位报价基础。

  ②定标后、施工前,则要及时询价、定价

  2

  施工阶段

  行业标杆科学的流程管理+人员管理

  虽然前期通过规划,将影响变更的可能性尽量降低,但施工中,变更签证总是无可避免,让大家头疼的原因不外乎以下几点: ①及时性:由于漏报、瞒报、错报变更信息,导致的信息错漏; 由于变更业务流程不合理,导致的管控不足,变更无法有效被处理和跟进;

  ②审核效率:实际变更过程中,由于乙方长期驻于工地,与甲方之间距离远和沟通不便捷,最终 导致签证文件审批流程效率低,周期长。 ③举证性:在签证过程中,常常 会因为甲方留存不利或人员变更交接不全,结果线下提交的签 证文件遗失或被破坏。导致结算时,甲方看不到签证依据,乙方也没有额外的证据,最终过往签证变成了疑案,形成纠纷。

  针对这些痛点,我们分别从流程管理,人员绩效管理两个角度切入剖析:

  首先从某TOP50 标杆的变更管理流程来看:

  

  

  该管理流程清晰规范,明晰化,严格遵循了一单一算、一月一清、先审批后施工、完工确认四大原则,保证了变更的及时性、审核效率、举证清晰问题的解决。

  
除了通过传统的线下流程管控,多数的标杆房企都开始通过在线化的方式来做变更签证。

  

  目前,碧桂园、保利、绿城、招商等标杆房企都在用移动工程协同APP线上提交、在线审批的方式。借此,有效的规避和解决了现场签证提交不及时导致的信息错漏问题,以及审核流程慢周期长,资料留存不当引起的后期举证不足,扯皮的情况。

  具体来说:

  首先,优化了原先线下签证单据的手工填写、寄送、保管等情况,在施工现场也可以随时随地线上发起签证单据,大大解决了因提交不及时,导致的错单/漏单等信息错漏问题;

  同时,结合审批方式的便捷化,及审批进度中系统的及时提醒功能,有效提高了签证的在线审批效率,缩短了整体审核周期。

  从资料审核+保管上来说,由于工程协同与ERP系统打通,甲方可及时进行审核,实现资料的在线归档,随时随地保留依据,有效解决了签证环节中的资料留存不当,后期结算复核时的举证不足问题

  以此,大大提高了整个环节的效率、信息处理的及时性,让每单签证都可以有据可依,有证可查。 另外,一些标杆还通过对审批流程时间的严控,保证整个流程处理的及时和高效。

  在执行过程中,房企还会通过对人员进行相应的奖惩措施,以确保每个环节有力的执行下去。
例如恒大的绩效管理内容如下

  

  恒大通过实质性的奖惩措促签证每个环节可追可查馈和考核实际落地执行。这也有效避免了,由于人员离职导致的档案丢失,变更项目无据可查的无厘头情况,实现整体有效管控。也能有效监督员工的工作积极性和责任心避免因为工作懈怠导致的不及时审批和录入,进而发生流程审核慢及压单漏单情况。

  3

  总 结

  想要控制签证变更的影响,既离不开项目前期,中期的发力,也离不开后期的有效总结和分析。房企在规范各环节的流程和细节同时,还需从多角度出发全面进行变更预防,并做到事后有效复核和总结归纳。

  结算阶段,通过复核竣工图与工程现场是否一致以及关联资料间的互相印证,以确保变更真实性尤为重要。采用 一种或组合多种复核法的方式,进行反复有效验证。
比如,易于计算的工程量如土建中的脚手架、安装中的设备、绿化中的树木、垂直运输费等项目可采用全部复核法;不易全部复核工程量的项目如钢筋、混凝土、防水单价、油漆工程、安装中的管线等项目宜重点抽查复核,举一反三。
最后,针对变更情况总结归纳出宝贵的经验,为以后的项目提供有价值的预测依据。

  总之,只有科学体系化的预防机制、管控手段,最后才能及时有效的处理问题,并给出以后优化提升的机会。相信,长此以往,签证变更越少,成本管控能力就会越强。

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