日本留学:申请给教授发邮件须知!

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  相信要去日本申请研究生的小伙伴,都会面对一个难关,那就是怎么向教授写邮件呢?

  毕竟在日本不管做什么都有一大堆需要遵守的マナー……

  并且在日本的大学生活中无论是报告提交,研讨会沟通,问题咨询还是毕业论文,

  统统都需要发邮件……

  那么今天就让纽扣酱向大家讲解一下如何发邮件吧!

  

  教授に送るメールの基本マナー(给教授发邮件的基本礼节)

  個人用メールアドレスではなく、学校のメールアドレスから送る

  尽量不要使用私人邮箱,用学校给发的统一邮箱地址比较好。如果学校没有给专用邮箱,最好用gmail,hotmail,yahoo等域名邮箱。

  避免使用手机上的个人电子邮件地址向教授发送电子邮件。教授经常在PC上检查和回复电子邮件,学生使用大学提供的电子邮件地址从PC发送电子邮件是基本的。如果邮件的域名不是大学,很有可能会被误认为是垃圾邮件。

  本文の最初でまず名乗る

  发送电子邮件时,可以在文本开头说出你是谁,所属学部学科名,学年,履修班级,氏名等这样收件人就可以一目了然,接着就可以写关于邮件主题了。

  適度に改行して読みやすくする

  电子邮件的文本应尽可能简明地概括。但是在邮件文相对较长的情况下,可以适当通过换行来方便阅读。

  丁寧な日本語を使う

  虽然作为留学生的我们,教授在敬语方面对我们的要求可能没有那么的严格,但还是要注意写邮件时的礼貌用语,毕竟我们都是讲礼貌的好孩子。

  例如,当有请求或咨询时,不要使用命令式的表达,应选择更加敬意的表达方式。

  「~してください」

  「~していただけますでしょうか」

  

  教授に送るメールの形式(给教授发邮件的格式)

  1.件名

  对于邮件主题而言,重要的是简洁和具体,以便教授可以一目了然地理解邮件内容。

  例如:

  「●●の論文 〇〇(研究テーマ名)に関するご相談」(想咨询教授有关研究内容的信息)

  「〇月〇日 XXゼミの欠席のご連絡」(如果不能出席研讨会的时候需要提前联系教授)

  注意:邮件主题不宜过长,不然在收件列表中容易显示不完整。

  2.宛名(あてな)收件人姓名

  在邮件文本的开头,无论你跟教授私交一般还是很好,都用「〇〇先生」开头会比较礼貌。

  3.挨拶文

  在收件人姓名之后,会空一行,然后就是寒暄语。

  如果到目前为止你还没有直接认识教授,通常为使用「初めまして」;如果你在课堂或研讨会上有联系,通常会使用「お世話になっております」;如果经常受到教授的指导或者帮助,通常会使用「いつもご指導いただき、ありがとうございます」。总而言之,你的言语中要透露着感激谦和之情。

  在寒暄语之后,就是从属关系和姓名。「〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□です」、「〇〇研究室/ゼミの□□□□です」。

  4.本文

  寒暄语改行之后进入正文部分。邮件的开头可以简洁叙述邮件主题,然后分条理进行阐述。

  例如:

  「〇月〇日のゼミを欠席する予定のため、メールいたしました」

  「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません」

  「〇〇の研究計画について、ご相談がありメールいたしました」

  5.締めの文(结束语)

  邮件的结束语我们一般简单的一句话表达对教授的感谢之情。

  例如:

  「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」

  「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」

  如果希望教授回信,可以加上:

  「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」

  6.署名、連絡先

  最后,写下你的个人信息和联系方式。无论在开头有没有写过,结尾都需要加上去。

  

  教授に送るメールの文例

  

  例文:

  1.締め切り日が過ぎたゼミのレポートを提出する際の文例

  【件名】

  〇〇ゼミレポートの提出とお詫び(11月25日締め切り分)

  【本文】

  ■■先生

  いつもゼミでご指導をいただき、ありがとうございます。

  〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。

  11月25日の締め切りを過ぎての提出となり大変申し訳ありませんが、ゼミレポートを提出いたします。

  インフルエンザに罹患していたため、期限までにレポートを完成できず、提出が遅れてしまいました。誠に申し訳ありません。

  今後は健康管理を徹底するとともに、期限までに余裕をもってレポートを作成するようにいたします。

  お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますようお願いいたします。

  ===============

  〇〇大学△△学部××学科 ●年

  □□□□(フルネーム)

  メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp

  携帯電話:090-○○○○-××××

  2.卒論について相談があるときのアポ取りの文例

  【件名】

  ご都合お伺い(卒論に関するご相談)

  【本文】

  ■■先生

  いつもご指導いただき、ありがとうございます。

  卒業論文に関しまして、■■先生にご相談するお時間をいただきたく、ご連絡しました。

  4月16日(月)~20日(金)、または4月23日(月)~27日(金)のいずれかで1時間ほど、ご相談のお時間をお取りいただくことは可能でしょうか。

  候補としているテーマの目的が妥当か

  全体の構成

  卒論作成に必要な調査とその手段

  お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

  3.メールを送ったが、教授から返信が来ない場合に再度送信する際の文例

  【件名】

  研究進捗連絡のメールに関するご確認

  【本文】

  ■■先生

  10月30日に私から研究進捗に関するメールを送信し、ご返信をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。

  10月度のミーティングにてご指示いただいたデータを確認し、まとめてお送りしております。念のためデータを再送いたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。

  なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、大変申し訳ございません。

  いま一度、ご確認いただきますようお願いいたします。

  

  教授から送られたメールへの返信マナー

  (给教授回信时注意礼节)

  除了向教授发送电子邮件外需要注意上述几项,给教授回邮件时也需要注意到这些。

  1.教授から来たメールには必ず返信する

  如果你收到教授发来的邮件,一定要及时回复。在回复邮件中,首先,要对教授发来的邮件表示感谢。例如,「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」。 然后,根据收到邮件的内容进行回复,如果只是单纯的确认邮件,简单回复感谢之情就可以。

  2.件名の「Re:」は付いたままでOK

  在回复教授邮件时,件名可以之间用:「Re:(受信メールの件名)」,如果回复的内容需要新的主题,则受信メールの件名需要替换。

  例文:

  【件名】

  Re:期末レポートについて

  【本文】

  ■■先生

  いつもゼミでご指導いただき、ありがとうございます。

  お忙しいところ、期末レポートにアドバイスをいただきまして、誠にありがとうございます。

  ■■先生からご教授いただいたデータを追加し、考察し直します。

  今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

  发给教授的邮件中最重要的是感谢之情和易于理解,

  知道了这些,是不是以后再也不用怕给教授发邮件了~~

  

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