相信要去日本申请研究生的小伙伴,都会面对一个难关,那就是怎么向教授写邮件呢?
毕竟在日本不管做什么都有一大堆需要遵守的マナー……
并且在日本的大学生活中无论是报告提交,研讨会沟通,问题咨询还是毕业论文,
统统都需要发邮件……
那么今天就让纽扣酱向大家讲解一下如何发邮件吧!
教授に送るメールの基本マナー(给教授发邮件的基本礼节)
個人用メールアドレスではなく、学校のメールアドレスから送る
尽量不要使用私人邮箱,用学校给发的统一邮箱地址比较好。如果学校没有给专用邮箱,最好用gmail,hotmail,yahoo等域名邮箱。
避免使用手机上的个人电子邮件地址向教授发送电子邮件。教授经常在PC上检查和回复电子邮件,学生使用大学提供的电子邮件地址从PC发送电子邮件是基本的。如果邮件的域名不是大学,很有可能会被误认为是垃圾邮件。
本文の最初でまず名乗る
发送电子邮件时,可以在文本开头说出你是谁,所属学部学科名,学年,履修班级,氏名等这样收件人就可以一目了然,接着就可以写关于邮件主题了。
適度に改行して読みやすくする
电子邮件的文本应尽可能简明地概括。但是在邮件文相对较长的情况下,可以适当通过换行来方便阅读。
丁寧な日本語を使う
虽然作为留学生的我们,教授在敬语方面对我们的要求可能没有那么的严格,但还是要注意写邮件时的礼貌用语,毕竟我们都是讲礼貌的好孩子。
例如,当有请求或咨询时,不要使用命令式的表达,应选择更加敬意的表达方式。
「~してください」
「~していただけますでしょうか」
教授に送るメールの形式(给教授发邮件的格式)
1.件名
对于邮件主题而言,重要的是简洁和具体,以便教授可以一目了然地理解邮件内容。
例如:
「●●の論文 〇〇(研究テーマ名)に関するご相談」(想咨询教授有关研究内容的信息)
「〇月〇日 XXゼミの欠席のご連絡」(如果不能出席研讨会的时候需要提前联系教授)
注意:邮件主题不宜过长,不然在收件列表中容易显示不完整。
2.宛名(あてな)收件人姓名
在邮件文本的开头,无论你跟教授私交一般还是很好,都用「〇〇先生」开头会比较礼貌。
3.挨拶文
在收件人姓名之后,会空一行,然后就是寒暄语。
如果到目前为止你还没有直接认识教授,通常为使用「初めまして」;如果你在课堂或研讨会上有联系,通常会使用「お世話になっております」;如果经常受到教授的指导或者帮助,通常会使用「いつもご指導いただき、ありがとうございます」。总而言之,你的言语中要透露着感激谦和之情。
在寒暄语之后,就是从属关系和姓名。「〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□です」、「〇〇研究室/ゼミの□□□□です」。
4.本文
寒暄语改行之后进入正文部分。邮件的开头可以简洁叙述邮件主题,然后分条理进行阐述。
例如:
「〇月〇日のゼミを欠席する予定のため、メールいたしました」
「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません」
「〇〇の研究計画について、ご相談がありメールいたしました」
5.締めの文(结束语)
邮件的结束语我们一般简单的一句话表达对教授的感谢之情。
例如:
「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」
「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」
如果希望教授回信,可以加上:
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」
6.署名、連絡先
最后,写下你的个人信息和联系方式。无论在开头有没有写过,结尾都需要加上去。
教授に送るメールの文例
例文:
1.締め切り日が過ぎたゼミのレポートを提出する際の文例
【件名】
〇〇ゼミレポートの提出とお詫び(11月25日締め切り分)
【本文】
■■先生
いつもゼミでご指導をいただき、ありがとうございます。
〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。
11月25日の締め切りを過ぎての提出となり大変申し訳ありませんが、ゼミレポートを提出いたします。
インフルエンザに罹患していたため、期限までにレポートを完成できず、提出が遅れてしまいました。誠に申し訳ありません。
今後は健康管理を徹底するとともに、期限までに余裕をもってレポートを作成するようにいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますようお願いいたします。
===============
〇〇大学△△学部××学科 ●年
□□□□(フルネーム)
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
2.卒論について相談があるときのアポ取りの文例
【件名】
ご都合お伺い(卒論に関するご相談)
【本文】
■■先生
いつもご指導いただき、ありがとうございます。
卒業論文に関しまして、■■先生にご相談するお時間をいただきたく、ご連絡しました。
4月16日(月)~20日(金)、または4月23日(月)~27日(金)のいずれかで1時間ほど、ご相談のお時間をお取りいただくことは可能でしょうか。
候補としているテーマの目的が妥当か
全体の構成
卒論作成に必要な調査とその手段
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
3.メールを送ったが、教授から返信が来ない場合に再度送信する際の文例
【件名】
研究進捗連絡のメールに関するご確認
【本文】
■■先生
10月30日に私から研究進捗に関するメールを送信し、ご返信をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
10月度のミーティングにてご指示いただいたデータを確認し、まとめてお送りしております。念のためデータを再送いたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。
なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、大変申し訳ございません。
いま一度、ご確認いただきますようお願いいたします。
教授から送られたメールへの返信マナー
(给教授回信时注意礼节)
除了向教授发送电子邮件外需要注意上述几项,给教授回邮件时也需要注意到这些。
1.教授から来たメールには必ず返信する
如果你收到教授发来的邮件,一定要及时回复。在回复邮件中,首先,要对教授发来的邮件表示感谢。例如,「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」。 然后,根据收到邮件的内容进行回复,如果只是单纯的确认邮件,简单回复感谢之情就可以。
2.件名の「Re:」は付いたままでOK
在回复教授邮件时,件名可以之间用:「Re:(受信メールの件名)」,如果回复的内容需要新的主题,则受信メールの件名需要替换。
例文:
【件名】
Re:期末レポートについて
【本文】
■■先生
いつもゼミでご指導いただき、ありがとうございます。
お忙しいところ、期末レポートにアドバイスをいただきまして、誠にありがとうございます。
■■先生からご教授いただいたデータを追加し、考察し直します。
今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。
发给教授的邮件中最重要的是感谢之情和易于理解,
知道了这些,是不是以后再也不用怕给教授发邮件了~~
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