上海公证制度改革试点：在线公证实现“一次都不跑”

法制日报全媒体记者 余东明 见习记者　黄浩栋

截至8月1日,上海公证办理“一次都不跑”的试点工作已为期一个半月,在这期间,共有15件公证事项的当事人实现了“一次都不跑”,节约了人力成本和时间成本,做到了当事人少跑腿,数据多跑路。

挑起“一次都不跑”试点工作重任的是上海市张江公证处,是一家成立刚满一年的“合作制公证处”。试点工作取得阶段性成果,是对上海市公证制度改革的一次重要检验,表明开设合作制公证处可以进一步优化公证行业布局、提升公证质量效能,更显示出全新体制下公证机构的蓬勃生命力。

外求便捷

家住浦东新区的王先生因为出国,需要办理无犯罪记录公证。记者见到他时,他正打开手机进入张江公证处的微信公众号,只见他打开“线上申办”小程序,根据引导完成了材料照片上传、人脸识别、公证费用支付等一系列操作和全部申请手续。

他说,这个服务并不复杂,根据提示就可完成,最关键是可以随时跟踪办理进度,心中有底。

张江公证处主任张磊介绍说,当事人的资料上传至公证处后台后,会随机“派单”给相应的公证员,接单的公证员将负责材料审核和公证书出具。

“实现‘一次都不跑’关键在于信息技术,我们自主开发了线上申办小程序,结合人脸识别、电子材料上传、电子钱包支付等多项信息技术,极大提升了用户体验感。”张磊说,公证处的想法源于上海市司法局的顶层设计。

2019年5月28日,上海市司法局制定下发了《关于开展办理公证“一次都不跑”试点工作的意见》,明确提出要加快发展在线公证服务,加强业务指导和行政监管,积极运用信息技术手段防控系统风险,确保公证的真实性、合法性,防止错证,杜绝假证。

事实上,早在上海市司法局决定开展“一次都不跑”试点工作之前,张江公证处就已经着手探索信息化公证道路。2018年10月,张江公证处电子证据保全服务平台正式上线,当事人只需登录平台,在虚拟界面打开证据所在页面,后台就会将所有操作步骤记录下来进行保全。

张磊说,目前“一次都不跑”试点工作仅包含出生、国籍、婚姻状况等材料需求较为简单的单方面事实类公证,下一步还将进一步拓宽公证业务,通过吸纳最新的电子签名技术,将商务、家政、劳动等合同签约类公证纳入“一次都不跑”范围,更大程度满足民众对公证服务便民利民的需求。

内求完善

就在王先生点下公证申请确认键后不久,张江公证处公证员刘辰的电脑操作界面上就自动弹出业务提示。点击打开,页面上清晰地显示出王先生想要办理的公证业务、身份证照片、上传材料等信息。

刘辰核验王先生的证件和材料后,屏幕上又立即显示了一份自然人信用信息查询报告,而这份查询报告源于有关部门和第三方的信息共享。报告显示王先生并无任何犯罪记录,刘辰便据此出具了“无犯罪记录”公证书。

随后,公证书将通过邮寄方式送给当事人,最快1到2个工作日即可寄到。

据了解,张江公证处线上公证业务系统已经与上海“智慧公证”办证平台和市司法局大数据平台完成对接,并与公安、民政等政府部门的信息系统建立共享机制,打通了数据壁垒。针对数据互通尚未涉及的材料信息,张江公证处则需组织专人建立核查小组,负责实地核验当事人材料,确保真实无误。

在核查王先生的犯罪记录前,记者见刘辰输入了一串核验码。他说这是上海公证行业独创的“赋码监管”技术,公证员正是通过这项技术确保公证质量,避免错证假证。

一案一码是“赋码监管”的技术核心,即每一个案件都有一个独立的核验码,只有负责该案的公证员知道号码的内容,以此实现全流程追溯,确保操作规范。

“‘最多跑一次’对外追求‘百姓不跑路,数据多跑腿’,对内则通过建立完备的信息核查、数据互通、质量监管系统,追求更高更好的办证速度和业务质量。”上海市公证协会副会长高剑虹说。

事在人为

2018年,随着上海市司法局批准设立合作制公证处,张江公证处和新虹桥公证处应运而生。这标志着上海公证体制改革迈出了重要一步。

顾海龙曾在东方公证处工作多年,陡然间来到合作制公证处,着实有些不适应。他说,这一年多来,他切实经历了从“吃公家饭”到“自己找饭吃”的转身。

“合作制公证处最大的标志就是独立。”顾海龙说,因为不享受国家编制和经费,不仅收支自理,还要自主拓展业务,换句话说,就是一个创业团队,每个人都在为自己打拼。

随着社会快速发展和百姓法律意识增强,老百姓对公证的需求也在不断提高,这给合作制公证处带来机遇和挑战。

“发展客户虽然容易,但想要留住客户,就需要确保公证质量,让当事人切实感受到公平公正。”顾海龙说,以前在事业单位公证处,更多的是“他律”,如今必须牢固树立自律意识,因为每份公证书都关系到公证处的发展,容不得半点差池。

在这一理念的支撑下,张江公证处成立一年多来,逐渐在债权保护及债务纠纷预防、知识产权保护、家庭事务等公证领域打响了自己的品牌。目前,张江公证处已建立严格的公证文书抽查制度,每月不定时对公证文书进行检查,并对公证文书制作存在问题的公证员进行相应处罚。

眼下,办理公证“一次都不跑”的试点工作又给这个年轻的合作制公证处提出了新的考验,对此,张磊信心十足,他认为张江公证处必定能将这项工作实践好、完成好。

“合作制公证处的设立为开展‘一次都不跑’试点工作提供了人员、制度、理念上的支撑,同时试点工作也为公证体制改革的进一步优化完善提供实践样本。”上海市公证协会会长杨昌麟说,开设合作制公证处是公证体制改革和公证市场化的重要一步,从而有效地提升了公证员的主观能动性,牢固树立了公证员主动担责、勇往直前的工作理念。