会议会展活动运营管理之让研讨会互动起来的12种小技巧

我不想给研讨会下一个严格的定义，但我知道讲座类型的会议肯定不是研讨会，所以研讨会必然包括互相的讨论，有观点、意见和结论的总结，强调观点碰撞，找到问题解决方案。我也不清楚Workshop和Seminar究竟哪一个更能代表我的意思，但是只要满足我上面描述的就是研讨会。讲座和培训知道类的研讨看起来很像（因为主要还是单通道的传达知识和观点），但是不属于我们讨论的话题。

既然研讨会是探讨具体某个问题的观点、看法或解决方案，强调互动，那么其实人数不应该太多，少则5人，多则50人。人数太多，不是说不可以，只不过互动和参与性就比较低了。在时间上，互动研讨会时间稍长，1.5小时是最起码的，长的有两三小时，最长的可能连续数天都有（比如关于法律条文的修订等重大议题）。研讨会可以是企业内部举办的，也可以是借助协会、政府、媒体、科研院所、会展企业等第三方机构召集举办的。

据我的观察和了解，研讨会必须有深度互动交流才能碰撞出真知，强调参与者之间的协作和讨论，才能提高效果和创造力。不一定非得达成所有共识，但是碰撞出火花就是好的。那么，到底该如何举办一场互动性比较强的研讨会呢？

本人根据自身经验并对域外学人(即Katrina Pavelin, Sangya Pundir, Jennifer A. Cham, Greg J. McInerny等人)的两篇文章进行了改写和总结，把常见的12种方法罗列如下，看到此文的朋友，不妨在自己工作的小型研讨会中试试，相信您的研讨会明显不一样。

技巧一：研究同类研讨会成败的经验（经验）

有些研讨会就是比其他的好。这是为什么呢？是组织者、参加者、目标、规模、主题、时间表、议程、场所、座位、时间控制、道具、设施、设备、甜点、室温、天气……原因？这些乍一看，任何因素可能都是次要因素，但是整合起来就是差别很大。所以，了解一下上次不足之处是什么很重要，找出人们喜欢或惹人讨厌的东西，让研讨会成为有效互动的一部分，让参与者也成为策划者，话题制造者是一个很好的技巧。

技巧二： 确定自己是否有必要举办研讨会（目的）

还是那句话，互动式研讨会的目的必须是要当面通过密集的互动、集思广益，解决特定的问题才可行的。如果可以通过问卷、电话逐一访谈得到的信息，就完全没有必要开会。如果开了也是白开，不能达到初步共识或解决问题的方法，也不要轻易开，要先问清楚参与者是否有概念。所以，会前的了解目的很必要的，否则就是浪费时间，下次人家也不睬你了。

技巧三：了解谁来参会（受众）

谁来参会，这些人有哪些特点？职务、学历、经历、经验，性格特征、兴趣爱好需要了解。是来自一个群体还是不同组织，相互之间关系如何也要做好清楚调查研究。如果有必要，事前要相互告知有哪些人（包括背景）来参加，否则人家心里没有准备，现场很尴尬，没法开展谈话。正如我曾经听人说，策划一场互动性强的party，要有一部分有身份地位的人，一部分很活跃开朗幽默的人，一部分颜值较高的人，需要设计一个人员构成。

研讨会一样，需要策划人员构成。参与者要爱分享，有见识，有思考。否则一群八杆子打不到一起的人，一群孤言寡语的人在一起也没办法互动。与此同时，这些人的经验、观点、资历和兴趣也要保持一定的多样性，让不同的角色、技能和知识相互补充，否则也难以激发创新。

如果这些人来自不同的企业，事先通过电子手段筛选一下是必要的（背景调查，问卷调查等）。

技巧四：会前准备

一个成功的互动会议，前期的准备工作是巨大的，需要精心设计议程、物料、RSVP。可能还要邀请更多的人参与前期的策划，必要的时候，请大领导组织一场动员会也是必要的，让你能够协调资源，尽可能的节省时间。不要怕！当然，会议前提前准备会议材料和方案（即：为什么开，解决什么问题，哪些人来开，什么时候什么地方开，需要多少经费，需要谁支持）是必须的。

技巧五：现场互动的方式选择

围绕目标，结合来宾身份，选择合适的互动方式比较好。破冰游戏、头脑风暴、游戏风暴、焦点小组、答辩、意见争鸣……具体互动形式随不同人群和目标不一。必须注意，组织者或主持人在使用这种方法之前要告诉大家为什么这样做，以减少大家的顾虑和疑惑。

另外，尽可能视觉化的方式介绍背景情况，避免过多的文字材料展现。比如，怎么样减少污染，那就直接展示污染造成的后果的图片、视频、受害者即可，简单直白，而不是学术研讨类的大量图表格。

技巧六：一个好的促进人（Facilitator）

其实我要说的是选择一个好的Facilitator很重要，能够调动大家的积极性和点燃大家的激情和灵感。就好比拍卖会一样，一个好的拍卖师绝对可以拍出天价的古董。拍卖师的技巧、眼神、激情、专业性、感染力非常重要。会议中的Facilitator也是一样的，能够起到很好的互动促进作用。

当然，开会前，一定要和facilitator事先沟通好，吃一顿饭深度沟通也是必要的，让他了解目的和方法，不要走偏了。好的Facilitator一定能熟练掌握罗伯特议事规则的技巧。

技巧七：现场配备的设施设备

必须事先熟悉会议场地，必须了如指掌。现有哪些设施，还需要配备什么，要弄清楚，必要的道具也是必要的，比如：课桌还是圆桌、自由交流区、休息区、白板、视频设备、录音设备、席卡、翻页纸、马克笔、玩具、设备实物、无线话筒、纸笔、是否能安排点心、红酒、茶水等。

技巧八：周密精心的议程设计

议程很重要，2-3小时说长也不短，不能漫无目的，跑题。聚焦具体的问题，设计解决问题的逻辑顺序。背景介绍、开放讨论、分析问题、搜集方案、总结陈词，都需要规划好每个步骤的时间。每一项结束之前，必须要让成员知道结果和反馈，如果记录和表述失真，赶紧修正之后再复述，直到确认。

交互式研讨会要求是很高的，劳神费力，脑力激荡。为了保持适当的能量水平，计划中场休息，提供点心那是必须的哈。血糖很低的情况下，人不耐烦，容易做出误判。举个例子：你到美国大使馆面签，千万不要选择中午十一二点前后或者快下班时候，拒签率很高的。这一点诺贝尔奖得主丹尼尔卡尼曼是有学术论证的。

如果，主持人看到大家哈欠连天，这时候要么休息，要么赶紧抓重点按优先级完成任务，特别是有些人已经提出要事先离开的时候。

技巧九：把活动设计成一次难得的社交机会

你在策划的时候，或在你的邀请函上，你就告诉参与者，这将是一次机会难得的社交机会，鼓励外部人员赶紧报名。在事后，也要建立一个电子的通讯名录、现场照片、会议纪要、速记等文件发给大家，我想参与者都会很感谢的（注意，在使用这些信息之前，一定要事前征询大家同意，否则会有人不开心了）。把这次社交机会延续到会后，创造更多的链接。

技巧十：把参与者用好用足

参与讨论的人聚集起来真心不容易，来了就要用好用足，榨净榨干。使用更多方法鼓励他们熟悉、热身、迅速进入状态，参与讨论，贡献点子。做好会议纪要和笔录，最好形成一份报告，对于那些贡献点子一定要注明是谁的来源。有没有报告是衡量有没有结果的标准，没有记录就没有发生。

榨干人的时候，也要给人家沉默的机会，不要用力过度过猛，适得其反，所以facilitator察言观色很重要。为了激发大家思考，小吃小喝是合理的，必要的一点小礼品也是应该的，礼物不在乎多少（自己不会买，但是收到之后绝对会用），就是个象征表达感谢的意义。因为，最起码你占用了人家的时间。

技巧十一：跟踪并服务好参与者

你要让参与者知道你很在意他们，能够让人感觉你在用心做事，将心比心，获得人家的回报。会前，反复确认议程和行程，尤其是外地来的专家，不能马虎，接待中不周，人家不舒服尽管现场不会说，以后也许不会来了，人都很在乎是不是被关照被在乎。

在茶歇期间，询问他们的意见，填写一下他们的感受如何，会后发送一封感谢信，或者总结报告，都是很有必要的。在会上发现的关于参与者的一些需求（比如社交、信息、新的合作意向等），如果不涉及明显的成本，尽可能帮助人家，把后续的类似活动计划发给人家，为人家定制一些活动也是可行的。一旦发现他们的想法被验证正确或者取得了成果，要及时把喜讯告诉人家，激励人家贡献更多，也让人家获得成就感。

技巧十二：座位也很重要

研讨会的布局有好多，U字型（回字型、口子型、T字型、V字型，圆形等）以及半圆桌型、方桌型的都有可以的。但是课桌式、剧院式就是听报告的，肯定不适合互动式研讨。

（5人的半圆桌）

（6人的方桌）

互动性越强，参与讨论的人数就不能太多，人数一多就要分组，分组每组5-8人（任命一个组长）为宜，也就是2-pizzas规则。

参考资料：

1. Ten Simple Rules for Running InteractiveWorkshops（Katrina Pavelin Sangya Pundir Jennifer A.Cham）

2. Ten Simple Rules for Curating and Facilitating Small Workshops（Greg J. McInerny）

以上内容来自：中国会展经济研究会

【网易号-新社汇and微会动袁帅】运营者：袁帅，会展业信息化、数字化领域专家，PMP项目管理师，网络营销，搜索引擎营销运营出身，数据分析师，中国电子商务职业经理人，CEAC国家信息化计算机教育认证：网络营销师，SEM搜索引擎营销师，SEO工程师 。现任北京新荟友科技有限公司联合创始人、执行董事，新社汇平台联合创始人、微会动平台创始人兼首席营销顾问，静花缘精品系列民宿互联网线上运营，北京宏宇互动科技有限公司事业合伙人，TAS区块链溯源项目营销合伙人。O2O2O活动场景双线闭环数字化运营综合服务解决方案与活动场景数字信息化运营综合解决执行方案提出者，微会动服务共同体发起人。