做不到这点,什么日程表、番茄钟、时间管理都起不了作用

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  日程表、个人管理等时间管理工具和手段作用效果越来越差

  现代社会,事务越来越多,工作越来越重。想要在繁杂的事务中保持清醒的头脑和高效的工作状态也越来越难。我们经常会碰到这种情况:刚想着手某项工作,突然发现自己没有印象了。没办法,只能去查纸质文件、看聊天记录,一切都得重新开始。巨大的工作量本身就让人足够头疼,更不用说在这些庞大的工作面前保持高效。

  

  人们发明了很多时间管理和个人管理工具用来辅助工作,提高效率,比如日程表、番茄钟、手账等等。这些工具大多安排非常精细,可以帮助我们记录工作的要点,甚至把时间精确到分秒,很好地避免了事到临头突然忘记的情况。

  但你发现没有,这些工具虽然能帮助记录,却也很难解决效率问题。比如安排好的日程,半路出现一些突发状况就得推迟,推一两次还好,要是一而再再而三地推,日程表结果变成了“拖延表”,反而给自己带来巨大压力。或者有时候一个临时会议就把做事的节奏打乱了。这些效率工具看似很方便,界面也很精美,可面对实际的工作场景往往很难生效,有时候日程越来越多,效率反而越来越低。

  为什么“效率工具”的效果越来越差?

  为什么会出现这个情况呢?其实并非是工具没用,而是这些工具不够适应现在的职场变化。我们可以看看,现代职场都有哪些变化。

  

  1.“流水线”变成了“知识工作”

  什么是流水线呢?其实就是每项工作都有标准化的程序,每个步骤每个零件都有明确的操作流程。这个流水线的工作方式起源于上个世纪六七十年代的美国,当时大工业生产占据主流。为了适应大范围的生产工序,人们便通过“流水线”思想来提高效率。

  比如说铲土,铲子铲多深,从哪个角度铲,都有明确要求。通过这些要求,工厂可以保证工人们的姿势是最省力的,在单位时间里的效率是最高的。因此,人在流水线上就如同机器中的螺丝钉,用固定动作完成指定工序。每一步生产程序都非常明确清晰,因此,精确的日程表和个人管理工具可以指导人们在一定时间段开始工作,催促偷懒的工人们进入生产线,由此来提高整体效率。

  问题是,现在已经不是流水线时代,而是“知识工作”时代。“知识工作”是由管理学大师德鲁克提出的,他认为过去的流水线工作内容是固定的,适应于大工业生产方式。而现在的工作内容很多不是固定的,比如让你为老板安排一段行程,可以乘坐不同的交通工具,选择不同的酒店、餐厅等,这都需要人们根据实际情况创造性发挥。

  

  因此知识工作并不同于流水线的固定工作,而是“创新的思维性活动”。现在的工作大多只会给你一定框架,上司只会告诉你要达到怎样的目标,而不会细抠达成目标的方式。在这种情况下,我们的工作更需要自己通过独立思考完成,难以确定具体的工序、步骤等,所以相对固定的日程管理无法对工作进行有效管理。

  2.“一个兵种”变成“一支军队”

  过去很多人说,工作就像个机器上的“螺丝钉”,管好自己这一亩三分地就行。可现在人们的工作内容和形式越来越多。比如过去的记者,他们只需要采编素材,再进行集中撰写,就能把新闻稿甩给编辑们审核修改了。可现在想做新媒体,不仅要求你能写,还得会拍照、会PS,甚至会运营账号,有一些自媒体还要运营多个平台。

  所以说,以前一个人是一个兵种,现在变成“一个人是一支军队”。个体需要完成从收集原始材料到生成产品的全过程,整个工作流程将充满更多的不确定性,模式化的时间管理工具将难以生效。

  

  面对瞬息万变的职场环境,工作的形式和内容都在不断增加,固定化、模式化的工作管理方式已经无法满足这些不断变化的需求。大量的不确定性和琐碎事务让这些方法开始失效,过多地日程安排、重要性排序反而会使我们注意力分散,引起不安情绪。

  如何打造“效率神器”?

  那么我们应该如何调整工作方式,应对这种剧烈变化的工作环境呢?

  《搞定》这本书中提供了一种全新的效率工具,叫作GTD(Get Things Down)工作法。

  GTD跳出了传统的时间管理思维,不再以固定的工作时间为中心,而是聚焦于具体事务。它不是简单地罗列工作步骤,或进行重要性排序,而是通过对事务本身的思考和规划来安排工作,以此实现高效率。

  

  比如我们明天要做三件事,分别是完成一个方案,拜访客户和向老板汇报近期工作。传统的时间管理往往告诉我们,向老板汇报比较重要,应该安排在前,而完成方案关系到具体的工作成果,因此排在第二,而拜访客户的时间可以弹性安排,于是摆在最后。

  但是GTD工作法便要求我们对事情本身进行评估,比如向老板汇报,要汇报什么,要达到什么效果。如果汇报的内容比较简单,后续工作并不多,我们甚至可以简化这个程序,通过邮件或者微信的形式向老板汇报,直接把注意力放在另外两件事情。

  所以说,GTD工作法面对繁杂事务的时候跳出简单的重要性排序,从事情的本身出发,无压力地进入高效工作状态,同时避免过多的日程安排,把精力聚焦在少数事务以达到高效。具体来说,它有以下3个要点。

  

  1.自下而上

  时间工作法往往是“自上而下”,即拿到工作任务首先根据工作的内容和重要性安排相应时间,到了对应的日程再着手具体工作。而GTD工作法则强调,接手工作首先思考,工作应达到什么结果,然后思考下一步行动,最后进行时间安排。比如我们要完成一个策划,首先应该思考这个策划要达到什么效果,达到多大的宣传覆盖面,还是促进多少购买。

  如果只是扩大影响面,那么我们可以把主要精力放在扩大投放渠道上,如果说是要促进购买,我们则要把重点放在产品的文案内容和精准投放中。

  当我们对工作目标进行初步思考,才能保证时间安排的有效性。如果只是单纯地根据重要性进行排序,再着手具体工作的时候反而容易抓不住核心价值,花费更多时间,同时受到其他繁杂事务的影响。

  

  2.纵横结合

  “横向工作”就类似我们的日程管理,比如一天中我们计划撰写方案、拜访客户、跟踪下属地绩效等。如何有效安排这些日程,使它们结合在一起而不相互冲突就属于横向工作。

  “纵向工作”则是指我们要对一个主题内的工作进行追踪。比如有一个大项目要在周末完成,今天需要撰写方案。那么我们在撰写方案的同时也要考虑到前一步搜集了多少素材,我们整个项目的目标价值是什么,下一步该怎么做等问题。

  传统的时间管理往往缺少纵向管理的内容,聚焦于特定时间段而非特定项目。比如通过时间管理,我们可以安排某天上午完成一个工作汇报,但我们往往不会考虑到,汇报的前期工作在什么时候进行,汇报过后的反馈如何落实,这就使得我们要继续用更多的日程来弥补和调整。而纵横结合的工作方法能帮助我们在管理好每天日程的同时,直接追踪阶段性的工作成果。比如刚才那个安排日程的例子,在我们考虑完成工作汇报的同时,就想到如何及时反馈。

  

  3.排除干扰

  排除干扰是最老生常谈的,但也是最难的。我们常说工作的时候要尽量专心,但绝大部分人几乎不可避免地分心。这主要是工作中人们往往背负很大压力,容易瞻前顾后,想着前一步和下一步,反而没把手头的事情没做好。

  这其实是典型的时间管理思维。它可以保证我们在时间利用上的有效性,却很难保证我们的工作与整体价值相结合,以致于人们充满压力,做事犹豫,甚至被其他无关的事情所打扰。

  事实上压力不是必然的。如果我们使用了GTD工作法,先明确目标,再思考下一步行动,纵横结合,做到“心中有数”,做事前后有序,压力自然就没那么大了。

  在现代职场环境中,传统时间管理很难满足工作性质和内容的变化。运用GTD工作法,围绕具体的工作事务进行统筹安排,才能在复杂多变的职场中没有压力地工作,打造真正的“效率神器”。

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