全球顶尖咨询顾问的职业方法总结:四步骤,三技能,解决难题通用

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  外企在进入中国后,曾一度因为先进的管理方法和工作模式成为企业界的佼佼者。很多优秀的职场人都希望进入外企学习。而这些经历过外企历练的人,通常已经把外企的一套高效解决问题的方法融入进自己的工作中。

  比如,外企的员工都尽量把自己训练成“外交家”,可以在工作中把自己的想法准确快速地传递给大家。他们能够避免带着情绪沟通,而是专注地把一切工作目的,直指解决问题。

  如何化繁为简地解决问题,如何清晰表达想法,是很多职场人的烦恼。《高效人士的问题解决术:BCG×麦肯锡的高效工作法》正好解决了这一难题。

  

  《高效人士的问题解决术》是日本作者森秀明的作品。森秀明曾任职于全球领先的商业战略管理咨询公司,波士顿咨询公司(BCG)。这家公司成立于1963年,主要业务是为全球的客户提供咨询服务,制定解决方案。

  森秀明将自己在BCG工作多年的经验,结合经典的麦肯锡工作法,提炼出了一套完整的高效问题解决术。他把工作分为倾听、思考、书写和说话四部分,在这四步循环中,利用“整理、分解和比较”作为思考方式,通过稳扎稳打一个工作框架,培养出高效的问题解决能力,最终达到提高工作效率、品质和精确度的目的。

  本书有一点不同。市面上其他方法书大多是单独选取工作循环中的一环,例如专门讲述“如何倾听才能让对方按你的想法行事”、“如何思考才能让自己更积极地行动”、“如何写作更有技巧”或者“如何提高说服力”,但四步循环中任何一环卡住,工作都会停滞不前。而森秀明作为解决问题的专家,将用“咨询顾问”的思维方式,提出完整的方法。

  一、提高效率:把工作拆解成四步循环

  工作沟通的效果,内容是否能传达给对方,直接决定工作项目的成败。而有时自己说了半天,对方表示并没有听懂。这是为什么呢?

  从根本上说,这是因为你并没有说出对方想知道的内容,没有发掘对方的真正需求。为此,作者森秀明提供了一个高效的沟通步骤。

  

  首先,在沟通中认真倾听对方的需求和烦恼。沟通,不是指一方积极地说,而另一方一直安静地听。理想的沟通需要把握一个平衡度,一般是二八原则,用八成时间认真倾听对方,两成时间留给自己表达。比如在一小时的沟通中,可以留出45分钟来倾听对方,剩下15分钟来谈谈自己的看法。

  第二,思考如何解决对方的需求和烦恼。掌握了对方话中的信息,才能推敲出他亟需解决的问题。当双方在问题上达成一致,接下来的解决方向才是正确的。这也显示了倾听的重要性。我们在沟通中,可以一边倾听,一边在大脑中快速思考方案。保持大脑的活跃,随时根据对方的信息做出方案修正,是沟通的一个诀窍。

  第三,用有说服力的方式,提出具体解决方法。在写提案书或策划书时,我们应该采用批判性思维,比如“这件事的概率是大还是小”、“有没有自相矛盾的地方”。反复质问自己几次,才能提出最有说服力的方案。

  第四,告诉对方具体的解决方法。在表达自己的主张时,只有先在大脑中理清思路,确认自己清晰地知道要说明的内容,才能让对方更容易理解。

  

  工作有时是一个反复的过程,如果完成这四个步骤之后,问题还没解决,这时就需要再回到第一步,重新倾听对方的想法。只有充分利用对方提供的信息,把这些信息转化为能改变对方的方案,再用恰当的方式反馈给对方,工作才能达成。

  二、提高精确度:调整四步循环的工作“颗粒度”

  事实,是每一项工作中“颗粒度”最高的单位。它是根据要达成的目标,在沟通中搜集的法则、案例、信息和数据。

  当人们在沟通一件事时,你会不经意地在大脑存贮很多“事实”卡片。如果双方选择、排列事实卡片的方式相同,沟通就出现了交集,双方能互相理解。如果“事实”的数量掌握得不够,也会阻碍理性思考,沟通就出现了问题。

  “事实”有大小之分。比如,在调查一个商品的受众时,我们可以从“年收入”的角度入手,也可以按“年收入20万及以上”、“年收入20万以下”来分组。这三个都是“事实”,把两个小事实“年收入20万及以上”、“年收入20万以下”整合起来,就能形成一个大事实“年收入”的切入点。

  对于“事实”的应用,《高效人士的问题解决术》中引用了麦肯锡的工作方法:金字塔原则和MECE原则。

  1.金字塔原则的两种思考方式

  

  如果沟通之前,我们就假设了对方可能讲的核心内容,在沟通过程中,我们就能不断利用小事实进行论证。这就是金字塔的由上而下的思考方式。

  这种思考方式,适合有一定工作经验的人,能够通过逻辑思考,快速完成推论。如果在沟通中意识到自己的假设和对方的内容有差距,就能使沟通更加精准。

  如果是新人,建议更多采用由下而上的方式。这种方式需要把沟通的所有内容逐字逐句地记录下来。当收集了所有事实后,再归类分组,最后总结出核心。

  这个方法虽然费时,但误差比较小。随着经验的积累,新人也可以逐渐向由上而下的方式转变。

  2、MECE原则

  为了确保能找到正确的解决方案,在收集“事实”的过程中,要遵循“不遗漏、不重复”原则,也就是MECE原则。例如上面的两个小事实,可以整合成一个完整的大事实,就是遵循了MECE原则。这个原则能帮我们更好地完成工作分解,也为后续的对比做了准备。

  三、提高品质:掌握工作中通用的三项技能

  作者森秀明在咨询公司工作多年,每天都要处理非常庞大的业务量,也遭遇过很多进退两难的境地。这些经历,让他总结出了工作通用的三项技能:整理、分析和比较。不论在面对什么问题,在工作的哪个步骤,都能运用这三项技能解决问题。

  

  整理,其实就是把散落在各处的信息、数据等汇聚在一起,然后把这些事实一个个分开,准确把握每一个事实的大小和内容。然后,选择合适的金字塔思考方式,把事实卡片重新分类排列。

  书中提供了一个常用的分类方法,可以依照“差异”、“时间”、“类别”和“脉络”来进行分类。比如,按照差异,可以把企业经营者的观点分为三类:现状、目标和差距。如果整理的分类出现混乱,沟通时就无法产生交集。比如一双在说关于差距的事实,另一方却把这个事实分类为目标。

  分解,是把大事实根据某种角度,划分成几个小事实。这就需要利用MECE的不遗漏不重复原则了。我们在解决问题的过程中,与其冥思苦想一个方案,不如一开始就多准备几个选项,然后选出双方认为最合适的那个。

  这个过程就需要多角度分解一个事实。对于在工作中不熟悉分解方法的人,可以利用一些公认的成熟分析架构。比如,做现状分析,我们就可以选用SWOT架构。从优势、劣势、弱点和威胁四个角度入手。这个方法不但提高了工作效率,也给人带来很多启发。

  比较,就是把大小相同的“事实”放在一起比对。比如“现在的年营业额”是20万,“明年的年度营业额目标”是30万。通过对比,发现了差距,我们就需要从差异中引出具体方案。

  很多时候,工作中并不存在唯一的正确答案,所以我们必须通过不断重复整理、分析和比较的步骤,使自己的想法不断迭代。在这个不断回到原点的过程中,也可以发现我们遗漏的事实。

  

  森秀明在《高效人士的问题解决术:BCG×麦肯锡的高效工作法》一书中,讲述了自己工作中大道至简的方法。当我们试着使用这套方法改变自己经久养成的工作习惯时,一定会发现它的奇妙之处。

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