关于档案信息化建设的几点思考

来源：吕梁日报

近年来，在信息技术的带动下，档案信息化建设普遍得以开展，并取得了一定成果，但由于缺乏权威部门的统筹规划与考核标准，各地区档案信息化工作各自为政，不合规范者比比皆是。因此，如何科学开发利用档案资源，有效推进档案信息化建设，是值得我们深思的问题。

一、档案信息化建设的重要意义

1、档案信息化建设是当前档案工作转型发展的迫切需要。当前我国信息化建设已进入快速发展阶段，档案利用方式和范围不断扩展，与之相对应的管理方式也在不断更新，各方面发展都迫切要求我们必须及时转变观念，加快馆藏档案的数字化进程，推进档案工作积极转型。

2、档案信息化建设是满足公众信息需求的一项重要举措。党的十九大报告指出，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。无论是公共服务机构还是普通民众对档案信息的需求都越来越强烈，且要求提高工作效率，客观上要求馆藏档案加快信息化进程，充分发挥档案信息更加广泛的社会服务价值。

3、档案信息化建设对于构建和谐社会有着重要的意义。伴随着改革开放的深入和社会经济的发展，档案信息化逐渐渗透到社会生活的各个方面，档案利用人次逐年增加，档案在化解社会矛盾、保障人民群众的合法权益等方面发挥着越来越重要的作用，是丰富社会资源结构和维护社会稳定的基石。

近年来，我市档案部门投入大量的人力、物力、财力，加快纸质档案数字化处理进程，合作研发了文档一体化管理软件、制定了我市档案信息化工作三年规划、把档案信息化工作纳入了全市政务信息平台、初步实现了收发文电子化等，不断探索档案信息化建设的发展路径。

二、我市档案信息化建设的现状分析

1、标准规范缺失。2018年，我们在全市范围内铺开档案信息化工作。而此前，已有40%的县级馆和个别市直单位，不同程度的开展数字化工作，但多数部门不能正常有效的稳步推进，比如目录数字化不能做到完整、准确、规范，扫描的数字图像和命名不符合数字化要求，质量也得不到保障，最终只能成为电子垃圾，造成人财物的浪费。问题的根源在于档案信息化建设过程中的技术规范、数据质量控制等没有明确化，各县市各部门盲目上马，脱离实际，存在一步到位的功利思想。

2、经费得不到保障。我们于2002年已着手档案信息化工作，当时在山西省尚属第一家。在档案经费有限，人、财、物贫乏的情况下，我局领导带领全体工作人员将全部馆藏档案及每年新增接收的档案完成目录数字化工作并实现机检。经过十多年的艰辛努力，数字化工作取得了一定成就。但随着馆藏量的剧增，全文数字化压力依然很大，由于经费的不足，难以扩大规模或加快进程。各县级档案馆、市直单位的数字化工作更是艰难，除柳林县档案馆外，很多县级馆还没有实现馆藏档案目录100%数字化，有95%以上的市直单位没有能力购买档案管理软件，无法完成目录检索，更谈不上全文数字化，这在很大程度上影响着全市档案信息化建设进程。

3、专业人才短缺。档案信息化建设既需要熟悉网络技术、信息技术、数字技术的技术人才，又需要精通业务的专业人员。但现实不容乐观：档案部门处于冷僻弱势群体，工作强度大战线长，不受重视，不显成绩，优秀人才难以被吸纳进来；现有人员结构老化，学习意识不强，流动性大。诸多因素导致现阶段档案信息从业人员的专业技能和思维方式与档案信息化建设要求不相匹配，严重制约着档案信息化发展步伐。

三、推进档案信息化建设的几点思考

1、制定标准规范。档案信息化建设是一项长期的、系统的综合性工程，需要在科学规划的基础上，根据实际需要逐步开展。就我市而言，建议将档案信息化建设纳入到大数据产业发展整体规划之中，明确切实相关的标准规范，出台配套合理的政策制度，建立广泛认可的考核机制，从顶层积极引导其健康有序发展；各县级档案馆和市直单位应结合实情，全面考量优劣得失，充分重视档案工作的特殊性质，制定合乎实际的发展计划，分步实施，量力而为，力戒盲目、功利、各自为政的思想，避免重复劳动造成资源浪费。

2、加大经费投入。建立档案信息化与经济统筹发展的经费投入机制，切实把档案信息化建设所需经费列入财政预算，纳入制度化轨道。经费投入要有规可循、有章可依，并针对具体困难和问题安排专项经费以保证所需资金，从而实现档案信息化建设的有效推进。

3、培养专业化人才。专业化的档案人才是档案信息化建设中不可或缺的部分。对于这一部分的实现，档案管理部门应构建专职人员的长期培训机制，推动培训常态化规范化，对在岗人员每年进行定期业务培训，坚持“缺什么，补什么”，增强培训的实用性和针对性；同时争取组织人事部门的支持，把档案部门进人的专业和特长要求作为一项制度固定下来，科学设置职务、职称，并采取合理的激励手段，为其建功立业提供宽阔舞台和良性成长空间。 （作者单位：吕梁市档案局 吕梁市工业技术研究所）（刘俊敏 张艳芳）

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