传统人事考勤存在什么弊端?

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  传统人事考勤管理存在什么弊端,为什么各大企业开始使用人事考勤软件。传统人事考勤软件有什么弊端?下面我们来一起看下吧!

  考勤管理是人力资源管理的基础工作之一,但却常常被管理者所忽视,以致因考勤而产生的劳动争议案件居高不下。而诸多考勤管理工作中的“常见病”,也直接导致用人单位承担起了巨大的法律风险。

  

  用人单位无考勤制度

  在企业用工实践中,用人单位对劳动者进行管理约束最基本的手段,就是要求员工按时上下班,这也是企业对员工实施有效管理的重要前提。因此,大多数用人单位都有相对系统的考勤管理制度,以便对员工出勤状况实行有效的监督和管理。

  但另一方面,用人单位不实施考勤的现象也不少见:有些是因为公司规模较小、刚成立等原因,导致企业考勤管理处于空白期;也有些规模较大、管理比较规范的企业,对司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员等部分特殊岗位缺乏认识,以为这类岗位无法考勤或者没有必要,而不实施考勤管理,这些都直接或间接地为用工风险埋下隐患。

  在劳动争议案件中,涉及出勤时间的争议非常多见,如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬等争议,都直接或间接地与出勤时间的确认有关。如果企业未实施考勤,将无法提供有效的考勤记录,而考勤制度是企业的一项基础管理工作,用人单位对其员工在本单位的出勤情况应负有举证责任。若无法提供考勤记录,则仲裁机构或法院将可能采信员工的主张。届时是否加班、加班时间长短、是否旷工等均由不得用人单位做主,显然,这是任何用人单位都不愿意看到的局面。

  多重考勤方式并存

  当前科技迅猛发展,考勤方式也日新月异,从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤,从指纹打卡考勤到人脸识别考勤,不一而足。虽然企业大都执行单一的考勤方式,但多重考勤方式并存的企业也不占少数。个别用人单位为了减少电子考勤的差错(如漏打卡、设备损害、设备误差等),还另外增加了手工考勤方式,而这两种考勤方式在记录结果上很可能存在较大差异。

  在许多加班工资争议案件中,用人单位主张将手工考勤作为认定工作时间的依据,而劳动者则主张以电子考勤为准。管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性,用人单位应当承担主要责任。很多用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定,这也导致在实际的争议处理中,仲裁员或法官会从有利于劳动者角度考虑。

  考勤规定不明确

  企业的考勤制度往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等,如果这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突,同样会为劳动争议埋下隐患。

  问题之一,是企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法,由于工作时间直接涉及薪资结算,往往直接影响到劳动者权益,故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话,将大大减少争议发生的可能性。

  问题之二,是企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时,并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁,尽管员工并不一定胜诉,但仲裁本身也消耗了企业的管理成本。特别是对制造业企业而言,对于“工间休息时间”更应有明确的规定。

  问题之三,是企业考勤规定忽视对加班的认定标准。加班是否须经审批?员工超时工作究竟是个人行为,还是公司行为?这方面问题往往是劳动争议中非常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序,可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。

  缺勤记录未注明事由

  在企业日常考勤管理当中,员工因病假、事假等而缺勤是常有的事,但若对有关缺勤缺乏明确的标准,则员工是否属于旷工、是否属于休假、休了什么假等,都将成为疑问。

  《职工带薪年休假条例》规定,职工连续工作1年以上,用人单位应当安排职工休假。如未休假,则用人单位应当支付未休年假的三倍工资。在年假争议的案件类型中,由于用人单位在休假安排上居主导地位,故对是否已休假、休了多少天假,均应由用人单位举证。若缺乏相应的缺勤记录,用人单位将处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资,如没有其他证据,则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中,有些用人单位的考勤记录只记载了调休的日期,而未注明是哪一时间段的加班调休,在具体争议中,用人单位或称2010年的加班已在2010年安排调休,而劳动者则主张2010年的调休日期是针对2009年的加班。对这些问题若用人单位不能给予合理解释,都有可能要承担不利后果。

  所以,缺勤记录应明确事由,必须做到对出勤状态的精确掌控。

  考勤记录无签名核对

  考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式,而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是,没有员工签字确认的考勤记录是否具有证明效力。

  考勤记录关乎员工的工资休假等权益,对其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工签字确认等,都是判断考勤记录真实与否的重要标准。

  通常,人工考勤记录往往有部门主管签字,这些证据也往往形成于当时,事后补救可以通过特殊手段(司法鉴定等)加以验证,若无员工签字必然导致该证据无效。而电子考勤记录则不然,其具有物质依赖性和易更改性,企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件,从证据形式上看,其属于非原始证据,而该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。

  因此,在司法实践中,用人单位需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性,如制作考勤记录导出过程的视频,以证明该证据的形成过程是真实的,如提供工资发放情况与考勤记录核对。若不能提供其他证据加以佐证,或者其他证据存在自相矛盾之处,则用人单位将面临诉讼风险。从控制风险角度来看,电子考勤记录定期交由员工签字,是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。

  考勤记录疏于保管

  在劳动争议案件中,与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效限制的背后,却要求用人单位务必要保管相关的管理文件,考勤记录便是其中之一。

  举例来说,员工主张离职前5年的加班费,那么对争议发生前2年的考勤记录,用人单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用人单位掌握管理考勤记录,则用人单位应当提供该劳动者2年内的考勤记录,不能提供的将承担不利后果。有些用人单位以为离职员工已经不是公司的人了,所以对其过往的资料疏于保管,或销毁或遗弃,一旦涉诉,则往往面临举证不足的问题。那么,考勤记录应该保存多久呢?

  对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工,笔者建议最低保管期限为1年(自员工离职之日起计算),因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工,笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。

  考勤规定与实际处理不一致

  企业员工关系管理应当做到“有法必依、执法必严”,否则所有的制度规定都将形同虚设,更不利于建立管理威信,更重要的是,还会制造各种诉讼风险,而企业的考勤管理规定与实际执行情况便是其中之一。

  如,大多数企业对旷工行为都做出了相应的惩处规定,或扣减工资或给予书面警告等,有些单位一方面认定员工旷工,另一方面却正常发放工资,这就导致企业对该缺勤记录判断和实际处理发生偏差。如果

  员工主张休假且领导口头同意,则势必“旷工”难以认定。

  又如,有些公司规定,员工请假须书面申请并经人力资源部批准,超过10天假期应当经总经理书面批准。但这些规定在实际操作中却变成“请假口头化,审批口头化”,有些部门主管甚至代行人力资源部职权,直接批准员工请假。久而久之,请假手续和相关统计极为混乱,甚至造成薪资计算的差错,为劳动争议埋下伏笔。

  以上,足以说明用人单位在员工管理上必须做到“言行一致”、“权责统一”,否则,既不利于管理,也不利于风险控制。

  未及时申报、续延特殊工时制

  企业由于部分员工工作岗位的特殊性(如外勤人员、司机、高级管理人员等)而执行不定时工时制和综合工时制,既是控制成本的需要,也便于管理统计。但部分用人单位却对特殊工时制存在误解。

  第一,认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策,实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经批准,即使双方有约定也不得执行特殊工时制,而只能按照标准工时制统计加班。

  第二,认为只要劳动行政部门批准,就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定,经批准的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都能执行特殊工时制度,也不是申请特殊工时制获得批准后便可一劳永逸。

  第三,认为执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓,但员工不知情容易埋下劳动争议隐患,更为重要的是,究竟哪些岗位属于审批范围,需要企业事先规定或及时与员工沟通确认,以减少争议发生的可能性。

  出勤违纪处理不当

  员工涉及出勤违纪的情况,主要包括旷工、代打卡、迟到早退、缺失考勤记录(忘打卡)等情形。

  对于“旷工”行为,很多企业认为只要离开工作岗位未报告即属于旷工,这种理解是错误的。员工缺勤可能有诸多原因,最典型的是因病休息却没有及时提交病假单。如果事后证明员工却因病休息,而用人单位以旷工解除,用人单位就存在极大的诉讼风险。在司法实践中,用人单位负有核查员工缺勤原因的义务,并尽到合理的告知义务。用人单位应当首先核查员工为何不出勤,告知员工恢复上班或履行请假手续,在尽到合理的提示义务而员工未能做出反应的情况下,用人单位方可依据规章制度做出处理。

  对“代打卡”的行为,很多企业直接规定属于严重违纪行为,一旦在监控资料中员工手拿多张考勤卡,或发现两名员工多次同一时间刷卡,即认为员工存在代打卡行为。考虑到“代打卡”行为需要用人单位举证,而监控录像又往往模糊不清,特别是小物件的考勤卡更是难以辨认,有些监控录像记录时间与标准时间存在误差,这些都会影响该类证据的效力,从而使得用人单位面临举证不足的风险。笔者建议,对该类违纪行为,应当向员工展示有关证据,要求员工给予合理解释、加以辨认,以确认其真伪。若有可能,还应取得员工的签字确认或对有关谈话作录音,以确保对违纪行为证据的完整性。

  对缺失考勤记录情形,由于没有刷卡记录,究竟是旷工、忘记打卡还是临时外出,也往往存在争议。对该情形的判断,企业应当在一个考勤统计周期结束前及时与当事员工加以核对确认,如若确实属于忘记打卡,应当加以注明并签字。对员工屡次缺失考勤记录的情形,企业应当做出事先的制度规定,如规定员工应在忘记打卡之日起3日内主动向公司汇报、员工临时外出应当填写派工单等。

  总而言之,对考勤类违纪情形下,用人单位应当对违纪情况给予充分核实,给员工申辩机会,对证据加以确定,而不是草率的一纸“辞退通知”。

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