年底了,怎样筹备和开好年终总结大会?

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  怎样开好年终总结会,这是近几年我们在办会过程中遇到的难题,特别是如何将年终总结大会办的既隆重又不铺张浪费,是一个非常现实的问题。

  年终总结大会,是一个单位一年一度的收官之作。过去我们开年终总结会,隆重是主基调,总结会后大家可以聚餐、领奖金,那高兴劲不用说了。

  

  这几年年终总结会不那么好筹备了,太简单了显示不出年终热闹劲,隆重了与现在的相关规定不符,那么究竟该怎么开呢?根据笔者的经验谈点个人体会。

  

  一、开一个创新的年终总结大会

  第一,会议要有新意。所谓新意就是要摒弃传统的会议模式,由领导一人讲变成百家大讲坛。一是将单位一年的工作亮点制作成短片,在会中放映;二是单位所属机构通通要上台,重点是介绍本部门工作的亮点,演讲模式由呆板的八股文模式变成与现代制作技术相结合的声光图景统一的模式,吸引听众的注意力。通过简单的演讲,对整个单位一年的主要亮点人人都能记,人人都能知。

  

  第二,将总结会与年终表彰同步进行。表彰会上,对每个先进工作者要有一段不超过100字的颁奖词,颁奖模式可参照不同等级的奖项,分别由不同的人士作为颁奖嘉宾,改变以前那种通通由领导上台颁奖的传统。

  第三,设计几个访谈环节。比如对主要领导的访谈、对员工的访谈,对中层管理人员的访谈,还可以视频连线主要客户、供应商和员工家属进行访谈。访谈环节要穿插在会议各个议程中间,达到活跃气氛,增强员工的参与感。

  第四,准备几个小节目。节目内容力求短小精干,中间还可以搞点小抽奖活动,将年终总结会打造成传播单位文化的场所,激发员工的凝聚力和向心力。

  

  二,筹备中需要注意的几个问题

  第一,坚持实事求是的原则。由于各单位的职能、属性不同,会议召开的形式应根据单位的特点而策划。

  第二,组建专门的筹备班子。筹备班子的主要任务是策划总体会议流程,准备会议文件和资料,组织评选先进个人,准备和布置会议场所,组织员工演出节目,制作专题短片、后勤保障等。

  

  第三,注意会议节奏的把握。筹备组长作为临时的会议总监,事前要组织会议流程的预演,确保每一个步骤都能按要求进行。

  第四,会议文件的准备。能否开出一个高质量的年终总结会,总体策划非常关键。策划班子要充分听取群众意见,制定一个领导、员工都满意的策划文案;会议其他文件以综合部们牵头,其他部门为主协助,对各类文件、资料分口进行专题审核,严禁出现失误。

  

  总之,年终总结会看似简单,其实是一个非常复杂的脑力和体力综合筹备过程,但愿大家各显神通,拿出你们最佳的方案吧。

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