老板秘书最爱云之家时间助手：在线预约会议室自动通知统计参会人

“我最怕给老板组织会议。”小A是老板的秘书，每周要组织几场重要的会议，她需要事先确认每个主管的时间：

“哎呀，是小A呀，现在时间还早，我不能确定当天要不要见客户哦……”

“我那天出差，小A你联系一下我们部门的小B。”

“我临时有事参加不了，你问问其他人的时间能不能调一下?”

“嘟…嘟…嘟……您拨打的电话暂时无人接听。”

如此这般，小A每次通知都要折腾好久。然而会议通知发出去并不是就万事大吉了。等到会议开始的时候，总会有人迟到，有的人甚至忘记。于是，又要一个个打电话挨个通知。但是在老板看来这些都不是参会人的问题，而是小A没有通知到位。

除此之外，小A要提前很久预定会议室，一旦会议时间更改，她又要跟其他人协调会议室，还要将会议地点重新通知参会人。会议开始前，她要准备会议室，还要在老板来之前保证其他与会者都来到会议室并完成签到。开会的时候她要做会议纪要，会后要跟踪问题进展等等。

小A觉得每次组织会议都如临大敌。会议顺利开展是她份内之事，根本没有什么值得炫耀，所有人都会认为是理所当然，但是一旦有一点问题就是她“连这种小事都做不好”。小A觉得自己总是在做一些低价值的事情，十分耗费精力和时间，而且还要承受着很大的精神压力。

小A面临的困境，可能很多人都遇到过。云之家时间助手团队深入跟小A这样的用户交流，给出了组织会议的一站式解决方案，把原来需要小A自己要做的事情都尽量交给工具，将线下的事情放到线上，一对一沟通变成了批量沟通，极大减轻了会议组织者的负担。

首先，可以用云之家时间助手发起会议通知(如下图所示)，输入必要的会议信息，可直接选择空闲的会议室，然后再选择对应的参会人，就给每名参会人发了一条会议通知。

以前发会议通知，小A要编辑一段消息发送到会话消息组中，但是会议通知很容易被其它新消息冲走。时间助手的会议通知是浮窗的形式(如下图所示)，参会者一眼就能看到，并且必须给予响应。参会者如果时间冲突可以立即反馈，也可以委托他人参加。对于没有响应的参会者，小A也可以发起一键短信和电话的自动提醒。整个会前的确认阶段不再需要小A一对一处理。大家对会议通知的处理情况也尽在小A的掌握之中，同时参会者彼此之间也知道对方的响应情况。

如果有人对于会议的时间安排有调整要求，那么小A可以根据这些人的反馈，重新设置会议时间，所有的参会人会再次收到更新通知。每个与会人的时间助手日历上也能清楚的看到这条会议通知(如下图所示)。

其次，会前的提醒也不再需要小A操心，云之家时间助手会在会议开始前自动提醒与会人参加会议(如下图所示)，小A只需准备好会议室，不用再给所有与会人打电话。

时间助手还提供了签到功能(如下图所示)，小A只要把自动生成的二维码投影到会议室的屏幕上，与会人直接扫一扫即可完成签到。签到统计实时生成，再也不需要打印一个签到表让每个与会人手写签名了。

最后，会议纪要也可以在会议结束后通过时间助手发送，所有与会人都可以一键查阅。一场会议的通知、响应、提醒、会前沟通、签到情况、会议纪要全部集中在一处，而不像以前分散在不同的地方。

另外，还有一个小秘籍可以减少小A的工作，那就是对于周期性重复的会议，不需要每次去创建了。小A只需要创建一次，并选择重复频率和周期即可(如下图所示)。对于小A来说，她是会议组织者，在她的日历上会显示出这些周期重复的会议通知，但是对于其他与会者只会显示最近的一条，当一个会议结束只会才会显示出下一条，也不用担心给其他人一下创建了很多条会议通知，引起别人的反感，

现在，小A大大节省了沟通成本，参会信息在线反馈一目了然，系统自动显示接受、阅读和回复情况;如果在限定时间内没有反馈，可对其进行短信或电话再通知。会议室占用情况可视化，会议助手可以精确统计签到记录，一键导出记录统计表，组织会议的工作轻松搞定。小A不仅节约了大量时间，也得到了老板和同事们的纷纷点赞。

使用合适的工具，做正确的事，每个人的时间都将因此变得更加有价值。