新时代,改变组织从改变会议开始

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  在快速变化已经成为常态的移动互联时代,所有组织都在为保持竞争力而进行自我变革。要直面这些变化,形式上的变革已经越来越捉襟见肘,于是更多的企业和组织将发展的焦点聚焦三个关键因素:

  l 决策效率。如何让越来越多的信息快速传递,并形成客户导向的决策?

  l 智慧创新。如何让组织中人的智慧快速分享、凝聚、共享,形成面对挑战的合力?

  l 管理变革。如何让扁平化的组织管理结构和社交型企业模式对组织的挑战,成为组织成长的机遇?

  提升这三个关键因素,不可或缺的一个关键形式就是会议。

  1、为什么是会议?

  许多优秀企业的变革都是从会议管理开始的,例如三星、谷歌和万达。三星是其中最著名的例子,李健熙执掌三星后建立了全面的会议管理规则,由此三星走上了迈向辉煌的轨道。拉里·佩奇接任谷歌CEO,上任伊始,佩奇的工作不是发布什么重量级的产品或战略,而是给全公司发邮件,告诉大家如何像创业公司一样高效的开会。万达不仅制定了完整的会议管理制度,而且投入巨资开发了会议管理系统。安迪·格鲁夫在他的《给经理人的第一课》中专门用第一章写开会。这些先进的企业和管理大师为什么都不约而同重视会议的管理?

  回归会议的本质,会议指有组织、有目的的言语沟通活动方式,具有互通信息、共享知识、弥合分歧、达成共识、协调关系的功能,是组织最主要的正式沟通方式。凡是组织,就需要不断地进行沟通,所以组织效率80%以上的问题都是沟通的问题。以企业为例,企业的战略、运营、管理等方面的决策和执行都是通过一个又一个会议来完成的,一个企业的管理链就是这个企业的会议链,因此会议效率影响的不是某一个部分,而是企业管理的各个方面,会议效率是企业效率的公因数,提高会议效率就可以促进整个企业运营和管理效率的提升。

  以互联网、移动互联、人工智能为代表的计算机技术突飞猛进,深刻改变着人们的思维方式、工作方式和信息沟通模式。决策与管理需要的信息和需要传递的信息与以前不可同日而语。在这种背景下,会议被越来越多的组织选作提高效率的突破口。

  2、什么阻碍了会议管理的进步?

  阻碍会议管理进步的关键因素是两个:一是管理观念,二是管理工具。

  从管理观念看,首先会议会推动组织的民主氛围,这在中国的组织中往往被认为会影响管理者的权威;其次,要想真正开好一个会议,对会议的准备工作和人的素质有较高的要求,这在实际的工作中就会显得繁琐,从而导致一件事或一个阶段的效率低下,日积月累,人们会习以为常;第三,以前,信息流向比较单一,管理者对参会者的信息不对称明显,管理者是信息的主处理人,他把下级的信息收集处理又直接传递回去,人们由于信息的不对称而习惯于这种命令式的组织信息沟通方式。这些观念的根深蒂固严重阻碍了人们改进会议的动力,于是更多人倾向于走入既在抱怨会议的低效,却又习惯于低效会议的尴尬境地。

  从管理工具看,有很多人致力于会议管理的研究,最著名的是西方议会制度遵从的《罗伯特议事规则》,但它很难成为适应所有会议的管理工具。会议的管理看似简单,但如果我们深入进去就会发现它绝不简单。抛开会议的种类和内容,单从组织会议的三要素:人、地、时间去研究,就会发现要想把这三者高效地统一到一次会议就不是一件容易的事,更何况我们希望找到的是一种能适用于各种不同会议的管理工具。计算机软件技术和互联网技术的发展为会议管理工具的实现提供了可能性,于是更多的组织希望通过会议管理系统来提高会议效率,而有更多的软件公司和生产厂商也以会议管理为中心构建业务,希望为解决会议这一组织基础管理的效率研发出更多好用的管理工具。

  北京盛科维专注于企业级会议管理系统的研发,致力于帮助组织建立“有序、高效、生长”的会议生态系统。目前开发了覆盖WEB端、SaaS端、智能硬件的专业会议管理系统。

  

  盛科维认为:组织应该系统思考会议的效率和管理问题,首先应该根据自身的业务和管理特点建立会议制度。其次要选用合适的会议管理软件将会议管理制度加以落实,软件系统可以将会议管理制度和习惯固化下来,逐步统一组织的开会行为。第三,会议管理软件可以从不同视角为管理者提供统计数据,指明管理改进的方向,而先进组织的实践表明:好的会议管理不仅对组织的管理有促进作用,而且会逐步影响组织的文化。

  只有专注所以专业,盛科维基于企业级架构建立的会议管理系统也可以随客户需求的增长而方便地增加功能。并通过强大的接口能力接入和整合各类系统和设备,形成真正的智能会议室解决方案,使客户构建更高效的会议管理,也确保了客户投资的有效和增值。

  面对日益复杂的经济环境和日益激烈的竞争环境,每一个希望通过提高效率而取得优势的组织都应该关注和思考自身的会议效率。而盛科维要做的是:

  让会议是开始、是结束、是行动、是文化……!

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