财务共享中心的总结报告/述职报告如何做？附内容参考

临近年底了，财务共享中心的各位是不是又在准备总结报告或者述职报告了？到底财务共享中心怎么做报告或者总结？如果没有要求要不要做？我认为即便没有要求，但是总结是一种成长方式，无论是从个人角度还是从部门角度就要做个总结。

特别感谢FSSC专家、友邦共享中心总监郑萍的专业意见，感谢FSSC专家、令才科技CEO王泽阅读初稿时给予的反馈，本文讲述了财务共享服务中心制作总结报告或者述职报告的逻辑、结构与科学的总结方法。

如何写报告-总结的逻辑

报告有报告的形式，考验的不光是财务的数字呈现能力，还有的是文字、图标和图片能力，最重要是考虑看报告或者听报告人的目的，关注什么，无论是共享中心总结报告或者述职报告，还是一般的年度总结报告，逻辑一般都是总分总的结构：

• 开头，一般巧妙的引用公司战略规划（或上级主管部门的分解规划目标），概述地总结2020年做了哪些方面的成果。
• 中间部分，是这些成果方面的详细阐述，简单说就是2020年共享中心做了什么，可以带有少部分内容提及问题或者事故的处理与经验总结，（可看下一章节的内容）。
• 结尾，一般是2020年没有完成的内容（有必要继续执行的），以及对2021年的规划目标。按照不同企业的需求，有些企业需要对2021年目标有一些延展，比如延展到具体事项，一般只要提及大概方面，打算做到的结果。
• 点睛，不要忘记在汇报中表达自己的想法与热情，开头与结尾都可以用带有呼吁或者表达激情、意愿度的一两句名言点睛。

• 报告时间最好15分钟左右，有些企业要求30分钟。即便没要求做PPT，建议还是用PPT来阐述，一般2-5分钟一页PPT。有些企业有规定格式的模板，有些企业没有要求，建议简洁，除非是大型活动（有聚光灯的这种）不建议汇报用黑色底色。

报告的主体-内容详解

报告的主体部分根据要求不同会增减，通常这些内容常见在总结中：

一、对比年度目标的实现情况

有设定过目标的，可以对比目标的实现情况或服务水平协议内的数字要求，这是相对容易的方式。新建设财务共享没有以往数据，可以对比上线前后的结果，通常是系统稳定上线后的常态数据（截至总结日期前）。

就是一般对比的内容有：

1、业务数量，相比年初加入共享的分子公司、独立法人或者账套、新业务、新板块、新事业部数量变化，表单或者凭证数量；

2、流程数量，相比往年增减的数量，不要忘记评价增减的原因是否合理，并不是流程数量越多越好；

3、效率指标，完成某项工作任务的时效性，数据记载了所有作业的时间，就可以分析到个人、每个环节的作业量、时间与费用，从个人前后对比、团队平均的都可以发现实现的结果或者要改善的方向，比如每单质量、时效以及时效差，但是管理总结报告一般是组织的平均情况；

4、费用成本指标或者说财务指标，比如同比、环比下的成本、预算执行情况；

5、按照水平服务协议或者共享中心战略要求的目标对比；

一般财务共享中心如果有每月做运营分析报告，那么年度总结会更容易一些。

二、系统与技术方面

一般是系统更新的频次，上线的新功能，但这不是必然，一般与政策和企业需求变化有关。

其次看运营维护里，出现问题的频次、原因，并将原因分类，是系统开发或者服务商的问题、流程设置的问题、人员的问题还是其他，是自己内部的问题就成为后续优化的方向。

供应商或者服务商的问题一般会作为第二年服务要求或者费用协调的参考依据。

三、问题以及问题的解决

共享中心运营过程里会有各种问题，这些问题是通过什么样的方法来解决？比如信息化、项目管理、创新管理、流程管理、人员调整等来解决问题，哪些问题是最后固化或者总结成知识沉淀、规则流程的，这些可以视总结报告对象的关注度、职级提及、部分提及或者不提及。

有些共享中心在疫情期间承接了额外的职能，这些在应急时产生的作用与价值在今年的总结里也应该有所体现。

三、人员与团队管理方面

一般数字指标看人员流动率（新员工留任率、老员工流失率）、绩效指标完成、输出到其他分子公司或部分的情况、培训与知识产出等。

一般外企或者建立时间较长的共享中心，已经具有一定内部文化与组织建设的，通常稳定率较高，比较有可能超过90%留任率。一般的共享中心30-45%的流失率常见，超过一半以上流失率的企业，要反省内部原因，因为一半的人都在流动，很难沉淀内部的知识并保证共享中心服务的稳定。

培训数量、人员是输入可以看作是人员成长的指标，一般财务共享中心多是操作性人员或者应届毕业生，培训与输出一般都带有培养、晋升的意义（人员裁减类的调动不算）。

绩效指标部分要结合采用的绩效考核方式，一般评估绩效优秀和绩效需要提升人员的比例。

也有的共享中心会有自己的研究分析内容、比如支持决策或者业务的服务内容，是共享中心重点价值的体现之一。

FSSC专家郑萍建议超过2年以上的共享中心还要对BVI（business volume indicator ，即针对各操作团队的主要工作内容制定的业务量）、KPI的定义或是侧重点做回顾和修改。所有指标的变动都是总结重要内容之一。

四、服务满意度

这类是财务共享服务中心一般都会关注到的指标，比如投诉率，处理咨询、投诉的数量，承接的项目，有些会做服务满意度的调研或者日常打分，一般是结合服务水平协议来做满意度的回访。

总结方法论-参考成熟度总结

FSSC专家郑萍曾服务过很多五百强企业财务共享外包项目，作为经验丰富的第三方机构总监，经常会对共享中心进行评估与总结，她有自己系统、科学的总结方法论，比如结合企业财务共享的成熟度，参考如下内容进行打分与总结：

• 组织的目标和战略与新兴趋势和附加价值的优势，会从服务范围、服务地点、业务计划、任务与价值来进行分析与总结；
• 服务的核心在提供绩效、客户满意度、服务质量和成本效率化，会从绩效管理、问题跟踪及解决、客户及供应商管理、溯源、持续优化角度来评估；
• 有效管理和组织员工培养客户服务的文化，会从组织架构、员工管理、员工发展、文化氛围与招聘角度来展开分析；
• 流程管理、客户合作和运营管理的关键工作内容和技术：主要是从流程、技术、控制、程序管理、基础设施角度来延展。

这四个方面都可以结合战略，以当下的实际状况来进行打分，参考如下图：

关于共享中心的成熟度，分为3个层级，第一层级是集中标准化流程，第二层级是优化简化流程，第三层级是价值创造层级，不同层级特征不同，参考如下图的划分：

共享服务中心最终的优化方向都是往价值角度发展，最佳的共享要具有扩展性、测量性、预见性、低风险、可控制（关于更多财务共享中心成熟度判断以及结合成熟度来进行优化的专业分享，特邀请了FSSC郑萍分享，请关注下周FSSC的原创内容。）

有关更多每家企业管理者的需求和关注点不同，但是大致模块基本一致，要根据管理者的关注侧重调整重点展现部分，所有总结与报告不光要看数字，更重要比例与时间对比，甚至要联合几个指标对比变动，分析变动的原因是主观有意识还是被动导致，是否把处理问题的经验总结成流程或者制度又或者结合信息化手段做了内控。

总结是为了更好的成长，如实陈述，略作文字或者图片的修饰，让别人能够理解的语言和方式即可，除非是对经营、财务报告或者股东回报、股价等有重大影响，管理者不会关注财务的准则和处理方式，建议这个部分就是财务部门内部的优化或者分享讨论。

有关注在不断优化上的共享中心负责人，来询问是否有对标的企业或者指标，因为行业、业务模式、发展时间、企业规模、信息化程度、人员等因素，都无法在同样的标准下对比，无法客观的直接作为指标来衡量，建议作为优化方向上的参考。年底了还有什么想了解的，欢迎留言与提问。

感谢文章中部分观点（包括图片）的提供者FSSC专家、友邦保险共享中心总监郑萍、令才科技CEO王泽，本文作者陈莲（草头连东女），转载请注明作者与出处。