老板秘书最爱云之家时间助手:在线预约会议室自动通知统计参会人

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  “我最怕给老板组织会议。”小A是老板的秘书,每周要组织几场重要的会议,她需要事先确认每个主管的时间:

  “哎呀,是小A呀,现在时间还早,我不能确定当天要不要见客户哦……”

  “我那天出差,小A你联系一下我们部门的小B。”

  “我临时有事参加不了,你问问其他人的时间能不能调一下?”

  “嘟…嘟…嘟……您拨打的电话暂时无人接听。”

  如此这般,小A每次通知都要折腾好久。然而会议通知发出去并不是就万事大吉了。等到会议开始的时候,总会有人迟到,有的人甚至忘记。于是,又要一个个打电话挨个通知。但是在老板看来这些都不是参会人的问题,而是小A没有通知到位。

  除此之外,小A要提前很久预定会议室,一旦会议时间更改,她又要跟其他人协调会议室,还要将会议地点重新通知参会人。会议开始前,她要准备会议室,还要在老板来之前保证其他与会者都来到会议室并完成签到。开会的时候她要做会议纪要,会后要跟踪问题进展等等。

  小A觉得每次组织会议都如临大敌。会议顺利开展是她份内之事,根本没有什么值得炫耀,所有人都会认为是理所当然,但是一旦有一点问题就是她“连这种小事都做不好”。小A觉得自己总是在做一些低价值的事情,十分耗费精力和时间,而且还要承受着很大的精神压力。

  小A面临的困境,可能很多人都遇到过。云之家时间助手团队深入跟小A这样的用户交流,给出了组织会议的一站式解决方案,把原来需要小A自己要做的事情都尽量交给工具,将线下的事情放到线上,一对一沟通变成了批量沟通,极大减轻了会议组织者的负担。

  

  首先,可以用云之家时间助手发起会议通知(如下图所示),输入必要的会议信息,可直接选择空闲的会议室,然后再选择对应的参会人,就给每名参会人发了一条会议通知。

  

  以前发会议通知,小A要编辑一段消息发送到会话消息组中,但是会议通知很容易被其它新消息冲走。时间助手的会议通知是浮窗的形式(如下图所示),参会者一眼就能看到,并且必须给予响应。参会者如果时间冲突可以立即反馈,也可以委托他人参加。对于没有响应的参会者,小A也可以发起一键短信和电话的自动提醒。整个会前的确认阶段不再需要小A一对一处理。大家对会议通知的处理情况也尽在小A的掌握之中,同时参会者彼此之间也知道对方的响应情况。

  

  如果有人对于会议的时间安排有调整要求,那么小A可以根据这些人的反馈,重新设置会议时间,所有的参会人会再次收到更新通知。每个与会人的时间助手日历上也能清楚的看到这条会议通知(如下图所示)。

  

  其次,会前的提醒也不再需要小A操心,云之家时间助手会在会议开始前自动提醒与会人参加会议(如下图所示),小A只需准备好会议室,不用再给所有与会人打电话。

  

  时间助手还提供了签到功能(如下图所示),小A只要把自动生成的二维码投影到会议室的屏幕上,与会人直接扫一扫即可完成签到。签到统计实时生成,再也不需要打印一个签到表让每个与会人手写签名了。

  

  最后,会议纪要也可以在会议结束后通过时间助手发送,所有与会人都可以一键查阅。一场会议的通知、响应、提醒、会前沟通、签到情况、会议纪要全部集中在一处,而不像以前分散在不同的地方。

  另外,还有一个小秘籍可以减少小A的工作,那就是对于周期性重复的会议,不需要每次去创建了。小A只需要创建一次,并选择重复频率和周期即可(如下图所示)。对于小A来说,她是会议组织者,在她的日历上会显示出这些周期重复的会议通知,但是对于其他与会者只会显示最近的一条,当一个会议结束只会才会显示出下一条,也不用担心给其他人一下创建了很多条会议通知,引起别人的反感,

  

  现在,小A大大节省了沟通成本,参会信息在线反馈一目了然,系统自动显示接受、阅读和回复情况;如果在限定时间内没有反馈,可对其进行短信或电话再通知。会议室占用情况可视化,会议助手可以精确统计签到记录,一键导出记录统计表,组织会议的工作轻松搞定。小A不仅节约了大量时间,也得到了老板和同事们的纷纷点赞。

  使用合适的工具,做正确的事,每个人的时间都将因此变得更加有价值。

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